minifakt – Rechnungen und private Finanzen, direkt im Browser

Überblick

minifakt ist für alle, die ihren Papierkram selbst im Griff haben wollen – ohne Abo, ohne Konto, ohne Cloud.

Aus minifakt ist längst ein „maxifakt“ geworden. Geplant war ein kleines Programm für die paar Rechnungen im Jahr. Inzwischen kann es weit mehr als ursprünglich gedacht: Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen, Mahnungen, E-Rechnungen schreiben und lesen, ZUGFeRD-PDF, Kontoauszüge und Buchungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR, Anlagen und Fahrten – und für Privatleute Haushaltsbuch, Vermögen, Wertpapiere und Anlage KAP. Der Name minifakt bleibt bis auf Weiteres trotzdem.

Es schreibt Rechnungen – fortlaufend nummeriert, als PDF und als E-Rechnung, die auch Behörden annehmen. Es liest Kontoauszüge ein und zeigt, welche Rechnung bezahlt ist und wohin das Geld geht. Es liefert die Zahlen für Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR, und als Privat-Mandant sammelt es übers Jahr, was die Steuererklärung braucht: Werbungskosten, Spenden, Handwerkerrechnungen, Versicherungen. Kurz: Faktura, Finanzübersicht und Sammelmappe fürs Finanzamt in einem.

Für Freiberufler, Kleinunternehmer und Handwerker mit überschaubarem Geschäft – und für jeden, der wissen will, wo sein Geld bleibt. Alles läuft im Browser, nichts wird hochgeladen, nichts kostet etwas.

Version 1.18.12 · eine HTML-Datei, keine Abhängigkeiten · © Ralf Burger · minifakt.html herunterladen · Kurzlink zum Weitergeben: rbag.eu/minifakt

Was minifakt nicht ist

• Keine Finanzbuchhaltung: keine doppelte Buchführung, kein DATEV-Export, keine Bilanz. Wer bilanzieren muss, braucht etwas anderes – oder einen Steuerberater.
• Keine Warenwirtschaft: kein Lager, keine Bestellungen, keine Lieferscheine.
• Keine Vermögensverwaltung, kein Trader-Werkzeug: minifakt zeigt, was Sie haben, nicht was Sie kaufen sollen. Keine Live-Kurse, keine Charts – Kurse tragen Sie selbst ein, so bleiben die Daten bei Ihnen.
• Kein Ersatz für den Steuerberater: minifakt rechnet sauber und sortiert ordentlich. Ob die Steuer stimmt, entscheiden Gesetz und Finanzamt – aber der Steuerberater freut sich über eine aufgeräumte Steuerliste statt eines Schuhkartons.

Beim ersten Öffnen startet minifakt mit dem Testmandanten FRIESE („Der Friese – Testmandant“), einem Testkunden und einer fertigen Testrechnung. So lässt sich alles gefahrlos ausprobieren, bevor man den eigenen Mandanten anlegt.

Funktionen

Das Menü oben hat fünf Gruppen, jede klappt per Klick ein Untermenü auf: Stammdaten ▾ (Kunden, Katalog), Faktura ▾ (Rechnungen, Angebote), Buchungen ▾ (Buchungen, Zahlungen, Vermögen bzw. bei Betrieben Anlagen, Auswertung, Fahrten) und Einstellungen ▾; dazu Externes und Hilfe ▾. Unter Hilfe öffnet Hilfe zu dieser Seite ↗ diese Dokumentation gleich am Abschnitt zur gerade geöffneten Ansicht, dazu die ganze Dokumentation ↗ und Neu in dieser Version ↗; In der Hilfe suchen … fragt nach einem Begriff und öffnet die Dokumentation mit allen Treffern (das Suchfeld steht hier auch links über dem Inhalt); das sind nur Links, die rbag.eu in einem neuen Tab öffnen – minifakt selbst lädt und sendet dabei nichts. Über minifakt (auch per Klick auf die Versionsnummer) zeigt ohne Netz Version, Bauzeit, Lizenz und den Link zum Quellcode. Neben der Mandantenauswahl zeigt eine Markierung, welche Art von Mandant aktiv ist: Gewerbe/Freiberuf (geschäftlich, mit Umsatzsteuer und EÜR) oder Privat. Mit der Tastatur: ↑/↓ wandern im Untermenü, ←/→ zum Nachbarmenü, Esc schließt.

Rechnungen

Kunden

Name bzw. Firma, Zusatz (z. B. „z. Hd.“), Straße, Länderkennung (D oder DE; auf dem Rechnungsblatt steht sie nur bei Kunden im Ausland, z. B. „AT 1010“), PLZ, Ort, E-Mail (für XRechnung Pflicht), optional die USt.-ID des Kunden und eine interne Notiz. Kundennummern werden automatisch vergeben und lassen sich unter Service ändern, solange es keine festgeschriebene Rechnung an den Kunden gibt. Löschen lässt sich ein Kunde nur, solange es keine Rechnung an ihn gibt.

Rechnungen auf Englisch

Jede Rechnung und jedes Angebot hat die Auswahl Sprache des Blatts: Deutsch oder Englisch. Vorgegeben wird sie vom Kunden (Feld Sprache der Rechnungen in den Kundendaten); wählt man im Entwurf einen Kunden, übernimmt der Entwurf seine Sprache. Auf Englisch sind alle festen Texte des Blatts übersetzt – Überschrift (Invoice, Quotation, Interim invoice, Final invoice, Cancellation invoice), Spalten, Einheiten (hrs, pcs, days …), Summen, Zahlungsbedingungen mit Skonto, Leistungsdatum, Hinweise und der Infoblock (Phone, VAT ID …). Zahlen stehen als 1,234.56, das Datum als 18 Oct 2026.

• Befreiungsgründe: Die vorgeschlagenen Gründe (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Kleinunternehmer, § 4, § 25c) erscheinen auf Englisch mit Hinweis auf die EU-Richtlinie bzw. das UStG; selbst geschriebene Gründe bleiben, wie sie eingegeben sind.
• Selbst geschrieben: Positionstexte, Schlusstext, Firmenname und Untertitel schreibt man in der gewünschten Sprache. Der Vorgabe-Schlusstext wechselt beim Umstellen mit („Thank you for your business.“), solange er nicht geändert wurde.
• E-Rechnung und ZUGFeRD-PDF: Das PDF ist englisch, in der XML stehen Zahlungsbedingungen und Befreiungsgrund auf Englisch; die Daten sind dieselben.
• Abschlagsrechnungen aus einem englischen Angebot heißen z. B. „1st interim payment (30 %) according to quotation No. …“. Mahnschreiben gibt es nur auf Deutsch.

Angebote und Kostenvoranschläge

Unter Angebote entsteht ein Angebot genauso wie eine Rechnung – mit Kunde, Positionen (auch aus dem Katalog), Steuersätzen, Netto- oder Bruttopreisen und Schlusstext, links die Eingabe, rechts das A4-Blatt. Statt Zahlungsziel und Skonto hat ein Angebot das Feld Gültig bis (Vorgabe 30 Tage); auf dem Blatt steht dann „Dieses Angebot gilt bis zum …“.

• Ausgeben: „Angebot ausgeben & Nummer vergeben“ sperrt das Angebot und gibt ihm eine eigene Nummer wie AN-2026-001 (je Jahr fortlaufend, unabhängig von den Rechnungsnummern). Als PDF schlägt der Browser z. B. FRIESE.angebot.AN-2026-001.pdf vor. Für eine geänderte Fassung legt „Als Vorlage für neues Angebot“ einen neuen Entwurf an.
• Stand: offen, angenommen oder abgelehnt; ein offenes Angebot nach Ablauf der Frist erscheint in der Liste als „abgelaufen“.
• Angenommen → Rechnung: Der Knopf legt einen Rechnungsentwurf mit dem Kunden (in seinen aktuellen Daten) und allen Positionen an; Zahlungsziel und Schlusstext kommen aus den Vorgaben für Rechnungen. Auf der Rechnung steht „Grundlage: unser Angebot Nr. … vom …“, in der Angebotsliste der Verweis auf die Rechnung. Den Entwurf passt man wie jede Rechnung an und schreibt ihn fest.

Angebote zählen nicht bei Umsatz, Zahlungen oder Auswertung und haben keine E-Rechnung.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Bei größeren Aufträgen wird oft ein Teil vorab berechnet. Im Rechnungsentwurf wählt man dafür unter Art der Rechnung:

• Abschlagsrechnung: eine Rechnung über einen Teilbetrag, z. B. „1. Abschlag (30 %)“. Auf dem Blatt steht „Abschlagsrechnung Nr. …“ und der Hinweis, dass der Betrag mit der Schlussrechnung verrechnet wird; die E-Rechnung hat den Typ 326 (Teilrechnung). Zahlungen, Mahnung und Umsatzsteuer laufen wie bei jeder Rechnung.
• Schlussrechnung: rechnet die ganze Leistung ab. Darunter wählt man per Häkchen die festgeschriebenen Abschlagsrechnungen an denselben Kunden, die abgezogen werden. Auf dem Blatt stehen nach dem Rechnungsbetrag die Abschläge mit Nummer, Datum, Entgelt und Steuer (so verlangt es § 14 Abs. 5 UStG) und der Betrag, der noch zu zahlen ist. Zahlungsstand, Skonto, Mahnung und Kontoauszug-Zuordnung rechnen mit diesem Rest; in der E-Rechnung stehen die Abschläge als bereits gezahlter Betrag (TotalPrepaidAmount) und als Hinweis.

Aus einem Angebot: Bei einem ausgegebenen Angebot legt „Abschlagsrechnung erstellen“ mit dem eingetragenen Prozentsatz einen Entwurf an (je Steuersatz eine Position, z. B. „2. Abschlag (40 %) gemäß Angebot Nr. …“). Gibt es festgeschriebene Abschläge zum Angebot, heißt der Knopf „Schlussrechnung erstellen“ und die Abschläge sind schon angehakt.

Eine Abschlagsrechnung kann nur eine Schlussrechnung abziehen. Wird die Schlussrechnung storniert, storniert die Stornorechnung auch die Abzüge, und die Abschläge stehen für eine neue Schlussrechnung wieder bereit. In Rechnungsausgangsbuch und Umsatzübersicht zählt eine Schlussrechnung nur mit dem Teil, der nicht schon in den Abschlägen steht – nichts wird doppelt gezählt.

Katalog: Artikel und Leistungen

Unter Katalog stehen Artikel und Leistungen, die immer wieder auf Rechnungen kommen: Nummer (frei, z. B. eine Artikelnummer), Bezeichnung, Einheit, Preis, ob der Preis netto oder brutto gemeint ist, und Steuersatz. Alles lässt sich direkt in der Tabelle ändern; die Suche findet Einträge über Nummer und Bezeichnung.

• In die Rechnung: Im Entwurf öffnet + aus Katalog ein Suchfeld; ein Klick auf einen Eintrag – oder Enter für den ersten Treffer – hängt ihn als Position an (Anzahl 1). Eine noch leere letzte Position, etwa die eines neuen Entwurfs, wird dabei ersetzt. Hat die Rechnung die andere Preisart als der Eintrag, rechnet minifakt den Preis mit dem Steuersatz um und rundet auf den Cent.
• Aus der Rechnung: ☆ an einer Position übernimmt sie in den Katalog – mit Einheit, Preis, Preisart und Steuersatz. Eine Bezeichnung, die schon im Katalog steht, wird nicht doppelt angelegt.
• CSV: CSV exportieren speichert den Katalog als Tabelle; CSV einlesen übernimmt Einträge aus einer Datei mit Überschriften in der ersten Zeile (erkannt werden u. a. Nr./Artikelnr., Bezeichnung, Einheit, Preis, Preisart, MwSt). Einträge mit gleicher Nummer und Bezeichnung wie ein vorhandener werden übersprungen.

Rechnungen übernehmen die Werte beim Einfügen; spätere Änderungen im Katalog ändern keine Rechnung.

Mandanten

Jeder Mandant hat eigene Einstellungen (Briefkopf, Infoblock mit Bankverbindung und Steuernummern, Logo, Standard-MwSt., Schlusstext, Präfix für den PDF-Namen), eigene Kunden, eigene Rechnungen und eigene Nummernkreise. Gewechselt wird über die Auswahl oben links. Angelegt werden Mandanten unter Einstellungen → Mandant und Briefkopf.

Privat-Mandant

Ein Mandant ist geschäftlich (Vorgabe) oder privat – zu wählen beim Anlegen (Einstellungen → Mandanten, Auswahl „Art“) und später unter Einstellungen → Mandant und Briefkopf. Ein Privat-Mandant ist für den eigenen Haushalt gedacht (Video mit den Beispieldaten von „Mia Muster“):

• Nur Bruttobeträge: Buchungen werden mit dem vollen Betrag kontiert, ohne Steuersatz, ohne Netto- und Steuerspalten. Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine EÜR; unter Auswertung steht die Übersicht der Einnahmen und Ausgaben.
• Eigene Kategorien in Gruppen: vorgegeben sind u. a. Einnahmen, Wohnen, Lebenshaltung, Mobilität, Versicherungen, Gesundheit, Kommunikation, Freizeit, Beruf, Familie, Spenden und Steuern, Bank und Umbuchungen. Gruppen sind frei: Wer bei einer Kategorie einen neuen Gruppennamen einträgt, hat eine neue Gruppe; in der Auswahl stehen die Kategorien nach Gruppen geordnet.
• Steuer-Markierung: Je Kategorie lässt sich festhalten, wofür die Beträge in der Einkommensteuererklärung gebraucht werden können – Werbungskosten (Anlage N), Vorsorgeaufwendungen, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerker (§ 35a EStG), Kapitalerträge (Anlage KAP), Vermietung (Anlage V). Eine Sammelhilfe, keine Steuerberatung.
• Rechnungen als Privatverkauf: alle Positionen ohne Umsatzsteuer, auf dem Blatt nur der Rechnungsbetrag mit dem Hinweis „Privatverkauf – es wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, keine E-Rechnung (Privatleute brauchen keine). Zahlungen und Kontoauszug funktionieren wie gewohnt.
• Mehrere Konten, Bargeld-Konten und das Erkennen von Umbuchungen gelten wie beim Betrieb.
• Vermögen: Wertanlagen wie Edelmetalle mit Kursen, siehe unten.

Wird die Art umgestellt, bekommt der Mandant die Kategorien der neuen Art: Solange keine Buchung kontiert und keine Regel angelegt ist, ersetzen sie die bisherigen, sonst kommen die fehlenden dazu und die bisherigen bleiben (unbenutzte lassen sich unter Buchungen → Kategorien löschen; fehlende Vorgaben ergänzt dort „Vorgegebene Kategorien ergänzen“). Entwürfe von Rechnungen werden angepasst, festgeschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Vermögen: Bargeld und Wertanlagen (Privat-Mandant)

Beim Privat-Mandanten gibt es unter Buchungen ▾ den Eintrag Vermögen. Oben steht die Übersicht an einem wählbaren Stichtag: der Stand jedes Kontos (auch der Bargeld-Konten; aus Startsaldo und Buchungen), der Wert jeder Wertanlage mit Bestand, Kurs, Kaufpreis und noch nicht verwirklichtem Gewinn oder Verlust, und das Vermögen zusammen.

• Wertanlagen – Goldbarren, Silbermünzen, Sammlerstücke oder andere Gegenstände: je Anlage Bezeichnung, Einheit (Gramm, Kilogramm, Feinunze, Stück zu ½, ¼, 1/10 oder 1/20 oz oder Stück mit anderem Gewicht) und die Kursreihe, nach der sie bewertet wird. Dazu Käufe und Verkäufe mit Datum, Menge und dem gezahlten bzw. erhaltenen Betrag – gesamt oder als Preis je Stück, das andere Feld rechnet minifakt aus – (mit Aufgeld und Gebühren) und einer Notiz. Ein Verkauf verbraucht die ältesten Käufe zuerst; minifakt zeigt den Gewinn und, welcher Teil höchstens ein Jahr gehalten wurde. Bei einem Kauf, der noch im Bestand ist, steht, ab wann ein Verkauf steuerfrei wäre. Mehr verkaufen, als am Tag vorhanden ist, geht nicht. Ein falsch eingetragener Kauf oder Verkauf lässt sich mit ✎ ändern (die Werte stehen dann in der Eingabezeile, „Ändern“ speichert) oder mit ✕ löschen; Bezeichnung, Einheit und Kurs stehen oben in der Anlage, „Anlage löschen“ entfernt eine ganze Anlage.
• Wertpapiere – Aktien, ETFs, Fonds und Anleihen legt „Wertpapier hinzufügen“ an, gleich mit eigener Kursreihe in Euro je Stück. Dazu ISIN oder WKN und die Gattung (Aktie, Aktienfonds/-ETF, Mischfonds, sonstiger Fonds, Anleihe, Sonstiges) – sie entscheidet später über Teilfreistellung und Verlustverrechnung. Käufe und Verkäufe in Stück, auch mit Bruchteilen wie beim Sparplan, mit dem gezahlten Betrag inklusive Gebühren bzw. dem Erlös nach Gebühren. Wertpapiere haben keine Haltefrist: Jeder Verkaufsgewinn ist ein Kapitalertrag (§ 20 EStG), die Bank behält die Abgeltungsteuer ein. minifakt zeigt den Gewinn je Verkauf (zuerst Gekauftes zuerst verkauft) und unter den Anlagen die Summe des Jahres, getrennt nach Aktien und anderen Wertpapieren; in Haltefristen und § 23 zählen Wertpapiere nicht mit.
• Depotauszug einlesen – „Depotauszug einlesen …“ unter den Wertanlagen liest die Bestandsliste des Depots als CSV-Datei, etwa von comdirect (Depotübersicht, Spalten WKN, ISIN, Bezeichnung, Bestand, Kurs, Kurszeit, Kurswert EUR) oder ING (Produkt, WKN, ISIN, Bestand, Kurs, Währung, Kurswert EUR). Andere Banken gehen auch, wenn die Kopfzeile ISIN oder WKN, Bestand und Kurs bzw. Kurswert nennt; Zeilen vor der Kopfzeile und Summenzeilen überspringt minifakt. Eine Vorschau zeigt je Wertpapier die Stückzahl laut Bank und in minifakt, den Kurs in Euro je Stück und was beim Übernehmen geschieht: Bekannte Wertpapiere (gleiche ISIN, WKN oder gleicher Name) bekommen den Kurs, unbekannte werden mit eigener Kursreihe angelegt – die Gattung rät minifakt aus dem Namen (ETF, Fonds → Aktienfonds), sie lässt sich gleich ändern. Den Kurs trägt minifakt zum Datum aus der Spalte „Kurszeit“ ein; hat die Datei keines (ING), gilt das Datum im Feld darunter. Ein Kurs am selben Tag wird ersetzt. Notiert ein Wertpapier in fremder Währung, rechnet minifakt über den Kurswert in Euro um. Wann und zu welchem Preis gekauft wurde, steht nicht im Depotauszug: Fehlen in minifakt Stück, kann man sie in der Vorschau als Kauf mit Datum und gezahltem Betrag eintragen, sonst unter dem Wertpapier. Hat ein Wertpapier in minifakt noch gar keinen Bestand (etwa weil es eben erst angelegt wurde) und trägt man keinen Kauf ein, bucht minifakt den Bestand laut Bank zum Kurswert am Kursdatum ein und markiert ihn als Kaufpreis geschätzt – so stimmen Bestand und Wert sofort; Kaufdatum und Kaufpreis trägt man später mit ✎ nach (für Gewinn und Anlage KAP beim Verkauf). Hat minifakt mehr Stück als die Bank, fehlt vermutlich ein Verkauf.
• Anlage KAP – In der Steuerliste (Auswertung) steht unter den Steuer-Markierungen eine Übersicht der Kapitalerträge des Jahres: Zinsen und Dividenden aus den Buchungen mit der Markierung „Kapitalerträge“, Gewinne und Verluste aus Wertpapierverkäufen (Aktienfonds mit 30 %, Mischfonds mit 15 % Teilfreistellung), die Verrechnung in zwei Töpfen (Aktienverluste nur mit Aktiengewinnen, andere Verluste mit allem), der Sparer-Pauschbetrag (1.000 €, bei Zusammenveranlagung 2.000 € – Häkchen darunter) und nicht verrechnete Verluste. Darunter jeder Verkauf mit steuerpflichtigem Teil. minifakt rechnet keine Steuer aus; maßgeblich ist die Jahressteuerbescheinigung der Bank (dort stehen die Erträge vor Steuer). Ausschüttungen von Fonds, Vorabpauschale und ausländische Quellensteuer sind nicht berücksichtigt.
• Kurse – eine Kursreihe (etwa „Gold“ in Euro je Gramm, angelegt mit einem Klick) gilt für alle Anlagen, die sie nutzen. Kurse gibt man in Euro je Gramm, Feinunze oder Kilogramm an – so, wie Händler und Banken sie nennen. Hat eine Anlage eine andere Einheit als ihr Kurs, rechnet minifakt Gewichte selbst um (1 oz = 31,1034768 g): eine Münze zu ½ oz wird bei einem Kurs je Gramm mit 15,5517 g bewertet. Nur bei „Stück (anderes Gewicht)“ gibt man an, wie viel ein Stück ist – etwa 7,98805 g Feingold für einen Sovereign. Die Einheit einer Kursreihe lässt sich jederzeit ändern, auch direkt in der Anlage („Kurs je“); vorhandene Kurse werden dabei umgerechnet. In der Übersicht stehen Gewichtskurse immer in Euro je Gramm. Nennt der Händler einen Preis je Münze, wählt man „€ je Stück (Stückpreis)“. Gibt es versehentlich zwei Reihen für dasselbe Metall, legt „Zusammenlegen mit“ sie zusammen. Ein Kurs, der über einen Monat vor dem Stichtag liegt, erscheint rot als „veraltet“. Kurse trägt man einzeln ein oder fügt eine Liste ein (je Zeile Datum und Preis, z. B. 30.09.2026;118,40, auch aus einer Tabellenkalkulation kopiert). minifakt holt keine Kurse aus dem Internet – die Daten bleiben im Browser. Für den Wert gilt der letzte Kurs bis zum Stichtag; ohne Kurs zählt der Kaufpreis. Realistisch ist der Ankaufkurs des Händlers.
• Haltefristen und Steuer – die Übersicht zeigt je Anlage, ab wann ein Verkauf steuerfrei ist (ein Jahr nach dem Kauf, ab dem Tag danach); bei mehreren Käufen das nächste Datum und „alles ab …“. Die Tabelle „Haltefristen“ listet jeden noch gehaltenen Kauf mit Restmenge (nach „zuerst gekauft, zuerst verkauft“), anteiligem Kaufpreis, Wert und Gewinn – rot, solange die Frist läuft, grün danach – und rechnet aus, was ein Verkauf aller Bestände in der Frist zusammen mit den schon verwirklichten Gewinnen des Jahres ergäbe. Die Freigrenze prüft minifakt hier und in der Steuerliste: Bleibt der Gewinn aus privaten Veräußerungsgeschäften im Jahr unter 1.000 € (bis 2023: 600 €), ist er steuerfrei, sonst ist er ganz steuerpflichtig. Mit „Ihr Steuersatz (%)“ (persönlicher Grenzsteuersatz, gegebenenfalls mit Soli und Kirchensteuer) schätzt minifakt die Steuer. Andere private Veräußerungsgeschäfte, etwa Kryptowährungen, kennt minifakt nicht – sie zählen für die Freigrenze aber mit. Eine Schätzung, keine Steuerberatung.
• Haushaltsbuch: Unter dem Kontostand am Monatsende stehen die Werte der Wertanlagen und das Vermögen zusammen.
• Steuerliste: Verkäufe höchstens ein Jahr nach dem Kauf stehen unter „Private Veräußerungsgeschäfte (§ 23 EStG)“ mit Gewinn oder Verlust. Steuerfrei bleiben sie, wenn alle solchen Gewinne eines Jahres unter der Freigrenze liegen. Wertpapiere gehören nicht hierher (Abgeltungsteuer über die Bank).

Die Abbuchung für einen Kauf (bzw. die Gutschrift eines Verkaufs) kontiert man im Konto als „Sparen, Geldanlage“ – so steht sie im Haushaltsbuch unter „Umbuchungen und Sparen“ und nicht bei den Ausgaben. Wertanlagen und Kurse stehen in der Sicherung; beim Zusammenführen kommen fehlende Käufe, Verkäufe und Kurse dazu. Eine Hilfe, keine Steuerberatung.

Einstellungen

Der Menüpunkt Einstellungen ▾ klappt ein Untermenü mit drei Einträgen auf: Mandant und Briefkopf, Darstellung und Service.

Mandant und Briefkopf – pro Mandant: Briefkopf, Absenderzeile über der Anschrift, Anschrift und Kontaktperson für die E-Rechnung, Infoblock (Telefon, E-Mail, Bank, IBAN, USt.-ID, Steuernummer), Vorgaben (Skonto Standard: Tage und Prozent, 0 Tage = kein Skonto; MwSt.-Satz, Schlusstext, Zahlungsziel, Grund bei 0 % MwSt., PDF-Präfix), Preise (Eingabe netto oder brutto, Preisspalten auf dem Rechnungsblatt) und Logo. Die Nummernkreise stehen unter Service. Dazu die rechtlichen Angaben für die Fußzeile.

Rechtliche Angaben: Pflichtangaben für GmbH, UG, AG und andere

Gesellschaften und eingetragene Kaufleute müssen auf allen Geschäftsbriefen an bestimmte Empfänger, also auf Rechnung, Angebot und Mahnung, weitere Angaben machen. Unter Einstellungen ▾ → Mandant und Briefkopf → Rechtliche Angaben wählen Sie die Rechtsform. Dann erscheinen nur die Felder, die zu ihr gehören. minifakt druckt die Angaben als Fußzeile unten auf das Blatt, im ZUGFeRD-PDF ebenso.

• Prüfung: Fehlt eine Pflichtangabe oder steht die Rechtsform nicht im Firmennamen, lässt sich keine Rechnung festschreiben und kein Angebot ausgeben. Die Meldung nennt, was fehlt. Schon beim Ausfüllen der Einstellungen zeigt minifakt die fehlenden Angaben und die fertige Fußzeile an.
• Eingefroren: Beim Festschreiben bzw. Ausgeben wird die Fußzeile in die Rechnung übernommen. Wechselt später die Geschäftsführung, bleiben alte Rechnungen, wie sie waren. Mahnungen tragen immer den aktuellen Stand.
• E-Rechnung: Die Registernummer steht als Registrierkennung des Verkäufers (BT-30) in der XML, die übrigen Angaben als rechtliche Zusatzinformation (BT-33).
• Kapital: keine Pflichtangabe, auch nicht bei GmbH, UG und AG. minifakt gibt deshalb nichts vor, das Feld bleibt leer. Nur wer das Stamm- oder Grundkapital freiwillig nennt, muss auch angeben, wie viel davon noch nicht eingezahlt ist. In Abwicklung gehört „i. L.“ zum Firmennamen, und statt der Geschäftsführer stehen die Liquidatoren da.
• Weitere Zeilen: Frei, für alle Rechtsformen, auch ohne Registereintrag, z. B. für Kammer und Berufsbezeichnung bei Freiberuflern.
• Ohne Rechtsform (Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR) und bei privaten Mandanten ändert sich nichts.
• Zum Ausprobieren: Der Beispielmandant Sielwerk Anlagenbau GmbH (BSP-GMBH) unter Externes → Beispieldaten hat alle Angaben eingetragen. Löschen Sie dort z. B. eine Geschäftsführerin, verweigert minifakt das Festschreiben.

Darstellung

Farbschema und Schriftgröße der Bedienoberfläche. Sie gelten für alle Mandanten in diesem Browser, werden sofort angewendet und stehen nicht in der Sicherungsdatei.

• Kontrast (Standard seit 0.99.2): schwarze Schrift, kräftige Linien – keine blassgraue Schrift mehr.
• Maximaler Kontrast: nur Schwarz auf Weiß, schwarze Rahmen, für schwache Bildschirme oder helles Licht.
• Dunkel: helle Schrift auf dunklem Grund; das Rechnungsblatt bleibt weiß wie Papier.
• Gedämpft: die leisen Grautöne bis 0.99.1.

Die Schriftgröße (100, 112, 125 oder 140 %) vergrößert Kopfzeile und Arbeitsbereich gleichmäßig. Gedruckte Rechnungen und Berichte sind davon nicht betroffen.

Service

Hier lässt sich pro Mandant alles ändern, was noch nicht festgeschrieben ist. Festgeschriebene und stornierte Rechnungen bleiben unangetastet.

Alle Änderungen gelten sofort. Rechnungsnummern müssen eindeutig sein; minifakt überspringt beim Festschreiben automatisch Nummern, die schon vergeben oder vorgesehen sind.

Erste Schritte

1. minifakt öffnen und mit dem Testmandanten FRIESE ein wenig herumprobieren.
2. Unter Einstellungen → Mandant und Briefkopf ein Kürzel eintragen (z. B. MEINEFIRMA) und „Neuer Mandant“ klicken.
3. Briefkopf, Bankverbindung und Steuernummern eintragen, optional ein Logo wählen, speichern. Unter Einstellungen → Service die Nummernkreise setzen.
4. Unter Stammdaten → Kunden den ersten Kunden anlegen.
5. Faktura → Rechnungen → + Neue Rechnung, Positionen eintippen, festschreiben, drucken bzw. als PDF speichern.
6. Sicherung speichern – und die Datei an einem sicheren Ort aufbewahren.

Den Testmandanten kann man löschen, sobald er keine Kunden und Rechnungen mehr hat, oder einfach behalten. Hat er festgeschriebene Rechnungen, wird man ihn über eine Teilsicherung los.

E-Rechnung

Zu jeder festgeschriebenen Rechnung erzeugt minifakt auf Knopfdruck eine E-Rechnung: eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 in der Syntax UN/CEFACT CII. Sie ist die rechtlich maßgebliche Rechnung; das PDF dient als lesbare Ansicht.

Was schicke ich dem Kunden?

• Behörde: die XRechnung, meist über das Rechnungsportal der Behörde, mit ihrer Leitweg-ID als Käuferreferenz.
• Unternehmen, das eine E-Rechnung möchte: das ZUGFeRD-PDF – oder die XRechnung, wenn der Kunde sie verlangt.
• Unternehmen ohne E-Rechnung (2026 noch erlaubt, für kleinere Firmen auch 2027) und Privatkunden: das PDF.

Das ZUGFeRD-PDF erzeugt minifakt selbst, ohne Druckdialog: Es setzt das Rechnungsblatt mit eingebetteten Schriften (minifakt Serif und minifakt Sans, gekürzte Fassungen der Liberation-Schriften unter der SIL Open Font License 1.1), fügt ein Farbprofil und die Metadaten nach PDF/A-3 hinzu und hängt die XML an. Geprüft ist das Ergebnis mit dem Mustang-Validator (PDF/A-3b und XML). Die Schriften kennen die westeuropäischen Zeichen (Windows-1252); kommt in einer Rechnung ein anderes Zeichen vor, etwa ein polnisches Ł, sagt minifakt das, und es bleibt beim Druck plus XML. Lange Rechnungen werden an Tabellenzeilen auf mehrere Seiten verteilt, mit „Seite x von y“.

Immer nur eine maschinenlesbare Rechnung verschicken – ZUGFeRD-PDF, XML oder XRechnung, nie mehrere: Zwei maschinenlesbare Rechnungen mit derselben Nummer kann die Buchhaltung des Kunden als zwei Rechnungen einlesen. Die Sicherungsdatei (minifakt_….json) gehört nie zum Versand – sie enthält alle Kunden und Rechnungen. Aufbewahrt werden genau die Dateien, die verschickt wurden.

Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr

Positionen mit 0 % bekommen in der E-Rechnung eine Steuerkategorie. minifakt leitet sie aus der Kennzahl ab, die der Befreiungsgrund in der Umsatzsteuer-Voranmeldung hat (änderbar in der Auswertung) – so passen Voranmeldung und E-Rechnung zusammen. Im Rechnungsentwurf steht unter dem Befreiungsgrund, welche Kategorie herauskommt.

Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung und Ausfuhr steht die USt.-IdNr. des Kunden auch auf dem Rechnungsblatt (§ 14a UStG). Die drei Gründe stehen in der Vorschlagsliste des Feldes „Grund der Steuerbefreiung“.

Zusammenfassende Meldung: Gibt es im gewählten Zeitraum innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse-Charge-Leistungen, zeigt die Auswertung unter der Umsatzsteuer-Voranmeldung die Werte für die ZM: je USt.-IdNr. des Kunden die Summe in vollen Euro, Art L (Lieferung) oder S (sonstige Leistung), nach Rechnungsdatum.

Was dafür eingetragen sein muss

• Mandant: Firmenname, Anschrift (mindestens PLZ, Ort, Ländercode), USt.-ID oder Steuernummer, eine gültige IBAN (minifakt prüft die Prüfziffer)
• Kunde: Name, PLZ, Ort, Länderkennung
• zusätzlich für XRechnung: Kontaktperson, Telefon und E-Mail des Absenders sowie die E-Mail des Kunden. Ohne Käuferreferenz trägt minifakt die Kundennummer ein; Behörden verlangen hier ihre Leitweg-ID.

Fehlt etwas, sagt minifakt genau, was, statt eine unvollständige Datei zu erzeugen.

Was in der XML steht

• Rechnungsnummer, Datum, Typ (380 Rechnung, 326 Abschlagsrechnung, 384 Korrekturrechnung mit Verweis auf die stornierte Rechnung); bei einer Schlussrechnung die abgezogenen Abschläge als bereits gezahlter Betrag (TotalPrepaidAmount)
• Verkäufer mit Anschrift, Kontakt, USt.-ID (VA) und Steuernummer (FC); ohne USt.-ID steht die Steuernummer zusätzlich als Verkäuferkennung (BT-29) darin, weil die Norm eine Kennung des Verkäufers verlangt (Regel BR-CO-26) – wichtig für Kleinunternehmer; Käufer mit Anschrift, E-Mail und ggf. USt.-ID
• Positionen mit Menge und Einheit nach UN/ECE Rec. 20 (HUR, MIN, DAY, WEE, MON, ANN, C62, SET, PR, LS, GRM, KGM, TNE, LTR, MTQ, KMT, MTR, MTK), Nettopreis und Steuersatz (bei Bruttopreisen der herausgerechnete Nettopreis mit bis zu vier Nachkommastellen)
• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum, Zahlungsart SEPA-Überweisung mit IBAN, Fälligkeitsdatum
• Skonto (falls eingetragen) in den Zahlungsbedingungen als maschinenlesbare Zeile nach XRechnung-Konvention, z. B. #SKONTO#TAGE=7#PROZENT=2.00#
• Steuerkategorie S (19 % bzw. 7 %), E (steuerbefreit, mit dem eingestellten Grund, z. B. Kleinunternehmer) oder bei 0 % je nach Befreiungsgrund AE (Reverse Charge), K (innergemeinschaftliche Lieferung) bzw. G (Ausfuhr) mit VATEX-Code, siehe Reverse Charge

Geprüft

Die erzeugten Dateien – normale Rechnung, Rechnung mit Leistungszeitraum, Stornorechnung und Kleinunternehmer-Rechnung – wurden mit dem offiziellen KoSIT-Validator (XRechnung 3.0.2) und mit dem Mustang-Validator (ZUGFeRD 2.x, Profil EN 16931) geprüft: gültig, ohne Fehler und ohne Warnungen.

Rechtlich maßgeblich ist die XML – ob als eigene Datei, als XRechnung oder eingebettet im ZUGFeRD-PDF. Aufbewahrt werden muss genau die Datei, die verschickt wurde.

Zahlungen und Export

minifakt merkt sich zu jeder festgeschriebenen Rechnung, was bezahlt ist. Die Rechnung selbst bleibt dabei unverändert; Zahlungen stehen daneben. In der Rechnungsliste zeigt ein Kennzeichen den Stand: offen, teilweise bezahlt, überfällig (Zahlungsziel überschritten), bezahlt oder überzahlt. Darüber steht, wie viel insgesamt offen und wie viel davon überfällig ist.

Zahlung von Hand erfassen

In der Rechnung unter Zahlungen: Datum, Betrag (vorbelegt mit dem offenen Rest), Art und eine Notiz. Überweisung und Bar sind Geldeingänge. Skonto und Sonstiger Abzug mindern den offenen Betrag, ohne dass Geld fließt; so lässt sich z. B. der Skontoabzug ausbuchen.

Zahlungserinnerung und Mahnung

Ist eine Rechnung noch nicht (vollständig) bezahlt, steht in der Rechnung unter den Zahlungen der Bereich Zahlungserinnerung und Mahnung. Gewählt werden die Art des Schreibens – Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder letzte Mahnung –, das Datum, die neue Zahlungsfrist (Vorgabe 10 Tage) und auf Wunsch eine Mahngebühr. Für jede Stufe gibt es einen passenden Vorschlagstext, der sich frei ändern lässt; {betrag} und {frist} darin ersetzt minifakt durch den zu zahlenden Betrag und das Datum der Frist.

Das Schreiben hat denselben Briefkopf wie die Rechnung und nennt Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Rechnungsbetrag, bereits Bezahltes, die Mahngebühr und den Betrag, der bis zur Frist zu zahlen ist, dazu die Bankverbindung. Vorschau zeigt es rechts anstelle der Rechnung, Drucken und vermerken öffnet den Druckdialog (als PDF z. B. FRIESE.rechnung.2026001.mahnung-1.pdf) und hält das Schreiben bei der Rechnung fest. Jedes vermerkte Schreiben lässt sich später noch einmal drucken; das nächste schlägt minifakt eine Stufe höher vor. In den offenen Posten unter Zahlungen steht das letzte Schreiben neben dem Stand.

Die Mahngebühr ist nicht Teil der Rechnung und wird nicht gebucht. Rechtlich darf sie erst ab Verzug verlangt werden und nur die tatsächlichen Kosten decken; Verzugszinsen rechnet minifakt nicht aus.

Kontoauszug einlesen

Unter Buchungen → Zahlungen → Kontoauszug einlesen wählt man die CSV-Datei, die das Online-Banking unter „Umsätze“ → „Export“ liefert. minifakt erkennt Trennzeichen, Zeichensatz und die Spalten selbst; ausgelegt ist es auf die üblichen Formate, etwa von Sparkassen, Volks- und Raiffeisenbanken, Deutscher Bank, Commerzbank, ING, DKB und N26. Passt etwas nicht, ordnet man die Spalten unter Spalten der Datei zuordnen selbst zu. Den Kontoauszug kann man ebenso unter Buchungen einlesen. Bei der ING das Format „Lexware“ oder „SevDesk“ wählen (beide sind gleich): Name und Verwendungszweck stehen dort ungekürzt. Die Datei hat zwei Namensspalten, in einer steht immer der Kontoinhaber selbst; minifakt nimmt je nach Richtung die andere, also bei Gutschriften den Zahler und bei Abbuchungen den Empfänger. So steht in der Buchungsliste immer die Gegenseite und nie der eigene Name. Im Format „DATEV“ sind die Texte auf Stücke zu 27 Zeichen verteilt; minifakt setzt sie wieder zusammen, als Name steht dort bei Abbuchungen aber der Kontoinhaber. Das monatliche Kontoführungsentgelt liefert die ING ohne Name und Buchungstext; minifakt erkennt und beschriftet es.

Die Vorschau zeigt alle Buchungen der Datei: Gutschriften mit der Auswahl der Rechnung, Abbuchungen ausgegraut – mit der Kategorie, falls eine Regel greift. Schon gespeicherte Buchungen sind gekennzeichnet.

Für jede Gutschrift schlägt minifakt die passende offene Rechnung vor:

• Rechnungsnummer im Verwendungszweck – der sicherste Hinweis. Stehen mehrere Nummern darin und ergibt die Summe genau den Betrag, wird die Gutschrift auf alle aufgeteilt (Sammelzahlung).
• Betrag gleich dem offenen Betrag, oder gleich dem Zahlbetrag mit Skonto innerhalb der Skontofrist (plus 7 Tage für den Bankweg). Dann bucht minifakt den Skonto als eigenen Abzug aus.
• Kundenname oder Kundennummer bei Auftraggeber oder Verwendungszweck.

Vorab angehakt sind nur sichere Treffer: mit Rechnungsnummer oder mit Betrag und Name. Passt nur der Betrag, steht der Vorschlag da, ist aber nicht angehakt („bitte prüfen“). Jede Zuordnung lässt sich in der Auswahl ändern, auch von Hand auf eine andere Rechnung. Übernehmen trägt die markierten Zahlungen ein und speichert alle Buchungen der Datei, auch die Abbuchungen, unter Buchungen. Schon gespeicherte Buchungen erkennt minifakt beim nächsten Einlesen wieder, auch wenn die Datei in einem anderen Exportformat ist; die Dateien dürfen sich also überschneiden. Weiß die neue Datei mehr über eine gespeicherte Buchung (etwa IBAN oder den Namen der Gegenseite), wird sie beim Übernehmen ergänzt („wird ergänzt“). Die Bankdatei wird nur im Browser gelesen und nicht hochgeladen; gespeichert werden je Buchung Datum, Betrag, Name, Verwendungszweck, Buchungstext und, falls die Datei sie hat, IBAN und BIC der Gegenseite.

Doppelte Buchungen erkennen

Viele Banken – etwa die ING – liefern im CSV-Export keine feste Kennung je Buchung. minifakt bildet deshalb selbst eine aus Datum, Betrag und Text und erkennt daran schon gespeicherte Buchungen wieder: Dateien dürfen sich überschneiden, dieselbe Buchung wird nur einmal gespeichert, auch über verschiedene Exportformate hinweg. Zwei wirklich gleiche Buchungen am selben Tag (zweimal derselbe Betrag beim selben Empfänger) lassen sich mit „trotzdem übernehmen“ beide speichern und werden danach beide wiedererkannt.

Ändert die Bank zwischen zwei Exporten den Text einer Buchung, passt die Kennung nicht mehr. Dafür gibt es die Warnung „mögliche Dublette“: Hat eine neue Zeile dasselbe Datum und denselben Betrag wie eine schon gespeicherte Buchung desselben Kontos mit ähnlichem Text (mindestens ein gemeinsames Wort in Name oder Verwendungszweck), die von keiner Zeile der Datei wiedererkannt wurde, wird sie markiert und beim Übernehmen nicht gespeichert. Ebenso gemeldet wird eine Zeile, die in der Datei mehrfach steht (ab dem zweiten Vorkommen) – ohne Kennung der Bank ist das nicht von zwei wirklich gleichen Buchungen zu unterscheiden. Ist es doch eine weitere Buchung, setzt man das Häkchen „trotzdem übernehmen“. Schon gespeicherte Doppelte meldet die Ansicht Buchungen mit „⚠ … mögliche Dubletten“ (gleiches Konto, Datum, Betrag und gleicher Text); ein Klick darauf oder „Anzeigen: mögliche Dubletten“ zeigt sie, die überzählige entfernt man mit ✎ → „Löschen“. Sind es wirklich zwei Buchungen, beendet „keine Dublette“ die Meldung. Auch beim Zusammenführen von Sicherungen erkennt minifakt dieselbe Buchung an Konto, Datum, Betrag und Text, wenn ihre Kennung abweicht (etwa ein Kontoführungsentgelt, das in 1.0.4/1.0.5 unter anderem Namen gespeichert wurde). Eine Kontrolle für Lücken und Doppelte zugleich ist der Startsaldo: Stimmt der Kontostand laut minifakt mit dem der Bank überein, fehlt nichts und nichts ist doppelt.

Mehrere Konten

Ein Mandant kann mehrere Konten haben, etwa Girokonto, Tagesgeld und Kreditkarte. Das erste heißt zunächst „Girokonto“; Daten aus Versionen vor 1.1.0 gehören alle zu ihm. Beim Einlesen eines Kontoauszugs steht oben Einlesen in Konto: minifakt schlägt das Konto nach der IBAN in der Datei vor (die ING schreibt sie über die Spalten, Sparkassen und andere in die Spalte „Auftragskonto“) oder nach dem Kontonamen (ING „Kontoname“, comdirect-Abschnitt). Gibt es zur IBAN noch kein Konto, wird ein neues vorgeschlagen und beim Übernehmen angelegt; ein Konto ohne IBAN bekommt die aus der Datei. Nennt die Datei nichts davon (z. B. ING im Format Lexware), gilt das unter „Buchungen“ gewählte Konto. Die Auswahl lässt sich vor dem Übernehmen ändern.

Unter Buchungen wählt man oben ein Konto oder „alle Konten“ (dann steht der Kontoname unter dem Datum). Im aufklappbaren Bereich Konten lassen sich Name und IBAN ändern, Konten hinzufügen und leere Konten löschen. Dieselbe Buchung in zwei Konten (etwa das monatliche Entgelt) bleibt getrennt: Die Kennungen der Buchungen tragen ab dem zweiten Konto dessen IBAN als Vorsatz.

Bargeld-Konten: Geldbörse, Sparschwein oder Haushaltskasse haben keinen Kontoauszug. Ein solches Konto legt man unter Konten mit „Bargeld-Konto hinzufügen“ an (oder stellt bei einem Konto die Art auf „Bargeld“). Seine Buchungen trägt man mit Bargeld eintragen … von Hand ein: Konto, Datum, Ausgabe oder Einnahme, Betrag, Name, Zweck und gleich die Kategorie; „Speichern und nächste“ lässt den Dialog für die nächste Buchung offen. Ohne Kategorie (oder mit „Umbuchung“) sucht minifakt die Gegenbuchung in einem anderen Konto – etwa die Abhebung am Geldautomaten mit gleichem Betrag, höchstens drei Tage auseinander, auch wenn sie schon als „Bargeld (Abhebung)“ kontiert war – und kontiert beide als Umbuchung. Wer sein Bargeld so führt, kontiert Abhebungen also als Umbuchung und die Ausgaben einzeln im Bargeld-Konto. Datum, Betrag, Name und Zweck einer von Hand eingetragenen Buchung lassen sich unter ✎ ändern. Ohne Startsaldo beginnt ein Bargeld-Konto bei 0 €. In die Auswahl beim Einlesen eines Kontoauszugs kommt es nicht.

Umbuchungen zwischen eigenen Konten kontiert minifakt selbst als „Durchlaufender Posten / Umbuchung“ (zählt weder in der Voranmeldung noch in der EÜR, Hinweis „Umbuchung erkannt“): wenn die IBAN der Gegenseite die eines anderen eigenen Kontos ist, und – auch ohne IBAN – wenn im anderen Konto genau eine Gegenbuchung steht, mit gleichem Betrag und umgekehrtem Vorzeichen, höchstens drei Tage auseinander. Eine Gegenbuchung mit fremder IBAN zählt nicht. Die Erkennung läuft beim Übernehmen und beim Eintragen einer IBAN unter „Konten“; jede so kontierte Buchung lässt sich wie gewohnt ändern. Nennt nur einer der beiden Auszüge die IBAN der Gegenseite (der Auszug der ING z. B. enthält keine IBAN), erkennt minifakt die Umbuchung erst, wenn beide Seiten eingelesen sind: Liest man zuerst das Tagesgeld ein, bleiben dort die Sparraten offen, bis der Auszug des Girokontos folgt – dann werden beide Seiten zugleich kontiert. Eine eigene Regel dafür braucht es nicht.

Startsaldo – Buchungen auf Vollständigkeit prüfen

Unter „Buchungen“ öffnet „Startsaldo eingeben“ die Felder für einen Kontostand laut Kontoauszug: wahlweise am Ende eines Tages (z. B. „Kontostand am 31.12.“ – gezählt werden die Buchungen ab dem Folgetag) oder zu Beginn eines Tages (gezählt werden die Buchungen ab diesem Tag). minifakt zeigt den Kontostand nach der letzten Buchung und in der Spalte „Saldo“ den Stand nach jeder Buchung, innerhalb eines Tages in der Reihenfolge des Kontoauszugs. Stimmt der Stand mit dem Kontoauszug überein, fehlt keine Buchung; weicht er ab, liegt die Lücke vor der ersten abweichenden Zeile. Buchungen vor dem Startsaldo rechnet minifakt vom Startsaldo aus zurück (Startsaldo minus die Buchungen dazwischen) und markiert diese Salden mit ↺ – so genügt ein aktueller Kontostand, auch wenn die Buchungen Jahre zurückreichen. Steht in einer alten Buchung ein „Saldo nach Abschluss“, wird auch der zurückgerechnete Stand damit verglichen.

Wurden Buchungen falsch eingelesen, lassen sie sich einzeln (✎ → „Löschen“) oder auf einmal entfernen: Jahr, Zeitraum und Anzeige oben wählen, dann unter der Liste „Angezeigte Buchungen löschen“ zweimal klicken. Festgeschriebene Buchungen bleiben, die Zahlungen bei den Rechnungen ebenfalls; beim erneuten Einlesen werden sie wieder zugeordnet.

Nennt die Bank den Kontostand im Text einer Buchung – die comdirect schreibt beim Kontoabschluss „Saldo nach Abschluss …“ dazu –, vergleicht minifakt ihn automatisch: „✓ wie Bank“ in der Zeile, bei Abweichung „⚠ Bank: …“ und ein Hinweis oben.

Jedes Konto hat seinen eigenen Startsaldo. Bei „alle Konten“ zeigt die Zeile die Kontostände aller Konten und ihre Summe; den Startsaldo trägt man dann für das darunter gewählte Konto ein. Er steht beim Konto in der Sicherungsdatei (startsaldo: { datum, betrag, ende }, Betrag in Cent).

Saldenliste je Monat: Der aufklappbare Bereich Saldenliste je Monat unter dem Kontostand zeigt für jeden Monat zwei Stichtage – den ersten und den letzten Buchungstag des Monats – jeweils mit dem Kontostand am Ende dieses Tages, also nach allen Buchungen des Tages. Darüber steht eine Kurzübersicht je Jahr: der Stand am 1.1. (Anfangssaldo vor den Buchungen des 1.1., wie auf dem ersten Kontoauszug des Jahres), am 31.12. (Endsaldo nach allen Buchungen des Jahres; im laufenden Jahr „bisher“) und die Veränderung im Jahr. So lässt sich Monat für Monat von Hand mit den Kontoauszügen vergleichen. Bei „alle Konten“ steht jedes Konto in einer eigenen Spalte, dazu der Gesamtsaldo; Stichtage sind dann der erste und der letzte Tag, an dem eines der Konten eine Buchung hat. Es gelten Konto, Jahr und Zeitraum bzw. vom/bis der Ansicht, Suchtext und Beträge nicht. Stände vor dem Startsaldo sind zurückgerechnet (↺); am Ende der Liste steht dann der Anfangssaldo vor der ersten Buchung – er muss zum ersten Kontoauszug passen. Ohne Startsaldo kann minifakt für ein Konto keinen Stand rechnen (–); ⚠ beim Gesamtsaldo heißt, dass ein Konto darin fehlt. CSV speichert die Liste für Excel oder LibreOffice.

Mehrere Dateien zusammenführen

In der Dateiauswahl lassen sich mehrere CSV-Dateien zugleich wählen; mit Weitere Datei dazu kommt eine weitere zur Vorschau hinzu. Steht dieselbe Buchung in mehreren Dateien – typisch: derselbe Zeitraum in zwei Exportformaten der Bank –, macht minifakt daraus eine Buchung mit allem, was die Dateien über sie wissen. Erkannt wird sie an Datum, Betrag und Verwendungszweck (Leerzeichen zählen nicht, weil manche Formate den Text in Stücke teilen); der Name zählt dabei nicht, weil Formate dort Verschiedenes führen. Name und Verwendungszweck stammen aus der Datei mit den genaueren Angaben (Gegenseite statt Kontoinhaber, Zweck am Stück); IBAN, BIC und Buchungstext aus der ersten Datei, die sie enthält. Die Vorschau zeigt je Datei eine eigene Spaltenzuordnung und bei jeder Buchung, ob sie zusammengeführt ist.

Ob die Dateien zugleich oder nacheinander eingelesen werden, ist gleich: Das Ergebnis ist dasselbe, und es entstehen keine doppelten Buchungen. Zwei wirklich gleiche Buchungen am selben Tag (gleicher Betrag, gleicher Text) bleiben zwei, solange sie in jeder Datei zweimal stehen.

comdirect: Den Umsatzexport des Girokontos als CSV laden. Die comdirect schreibt Name, Konto und Zweck zusammen in die Spalte „Buchungstext“ („Auftraggeber: … Buchungstext: …“ bzw. „Empfänger: … Kto/IBAN: … BLZ/BIC: … Buchungstext: …“); minifakt zerlegt das in Name, IBAN, BIC und Verwendungszweck. Die Spalte „Vorgang“ wird zum Buchungstext. Vorgemerkte Umsätze („offen“) und die Kontostände werden übergangen. Enthält die Datei mehrere Konten (Girokonto, Tagesgeld, Visa-Karte, Depot – je ein Abschnitt „Umsätze …“), liest minifakt zunächst das erste ein; unter Konto in der Datei wählt man ein anderes und übernimmt es in ein eigenes Konto (die Kartenumsätze kommen meist ohnehin als Monatssumme über das Girokonto). Die Kontostände der Datei („Neuer/Alter Kontostand“) stehen als Hinweis über der Spaltenzuordnung – zum Abgleich mit dem Startsaldo.

ING: Lexware oder DATEV?

Die ING bietet den Umsatzexport in mehreren Formaten an. Verglichen an einem echten Export (26 Buchungen, ein Konto): Beide Dateien enthalten dieselben Buchungen mit gleichem Datum, Betrag und Verwendungszweck. Sie unterscheiden sich im Aufbau und darin, was über die Gegenseite drinsteht – keine enthält die andere vollständig.

ING: Kontoführungsentgelt

Das monatliche Entgelt für das Konto steht im CSV-Export der ING ohne Gegenseite und ohne Buchungstext, als Verwendungszweck nur der Abrechnungsmonat:

01.08.2026;01.08.2026;;; Juli 2026;-0,60;EUR

Ohne Namen und Buchungstext greift keine Regel, und in der Liste stünde eine namenlose Abbuchung. minifakt erkennt diesen Fall beim Einlesen: Abbuchung, keine Gegenseite und kein Buchungstext, Verwendungszweck nur „Monatsname Jahr“ (steht in der Spalte „Auftraggeber“ der Kontoinhaber, zählt das nicht). Solche Buchungen werden ergänzt:

Den Namen der Bank nimmt minifakt aus der Zeile „Bank;…“ über der Kopfzeile, wenn die Datei eine hat (ING-Format „Standard“); sonst „ING“, außer die IBAN des Mandanten (unter Einstellungen) gehört erkennbar zu einer anderen Bank – dann „Bank“. Bankentgelte sind nach § 4 Nr. 8 UStG umsatzsteuerfrei, es gibt also keine Vorsteuer. In der EÜR zählen sie zu den übrigen Betriebsausgaben (im Kontenrahmen „Nebenkosten des Geldverkehrs“, SKR03 4970 / SKR04 6855).

Schon gespeicherte Entgelte: Die mit 1.0.4 oder 1.0.5 eingelesenen („Bank (Kontoführung)“, „Entgelt“) ergänzt minifakt beim Start von selbst. Ältere ohne Namen bekommen Name, Buchungstext und Kommentar, wenn man denselben Zeitraum noch einmal einliest, und werden dabei auch gleich kontiert. Allgemein gilt seit 1.0.7: Beim Übernehmen eines Kontoauszugs werden auch die schon gespeicherten Buchungen der Datei nach den Regeln kontiert, die noch nicht kontiert sind (der Knopf zeigt dann „… kontieren“). Ohne erneutes Einlesen erledigt das „Regeln anwenden“ unter Buchungen.

Wer das anders will (etwa ein privat genutztes Konto: „Privatentnahme“), legt eine Regel mit dem Suchtext „Kontoführungsentgelt“ und der gewünschten Kategorie an – Regeln haben Vorrang. Wurde die Kategorie „Kontoführung, Bankgebühren“ gelöscht, nimmt minifakt eine Ausgaben-Kategorie, deren Name nach Kontoführung, Bankgebühren oder Geldverkehr klingt (etwa „Nebenkosten des Geldverkehrs“); gibt es keine, bleibt das Entgelt unkontiert, bekommt aber Name, Buchungstext und Kommentar.

Wer nur ein Format nimmt, nimmt Lexware: Name der Gegenseite und Verwendungszweck reichen für die Zuordnung und die Regeln. Wer auch die IBANs haben will, liest beide Dateien ein, zugleich oder nacheinander (siehe Mehrere Dateien zusammenführen): Jede Buchung steht dann einmal da, mit dem Namen der Gegenseite aus Lexware und IBAN und BIC aus DATEV. Im Beispiel ergeben beide Dateien zusammen wieder 26 Buchungen.

Bis Version 0.18.1 erkannte minifakt eine gespeicherte Buchung auch am Namen; DATEV und Lexware nacheinander eingelesen ergaben dort Dubletten (im Beispiel 43 statt 26). Solche schon entstandenen Dubletten löscht man unter Buchungen mit ✎ → Löschen.

Jahresübersicht und Export für die Steuer

Unten in Zahlungen zeigt minifakt für ein wählbares Jahr Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Steuersatz und bietet zwei CSV-Dateien an (Semikolon, Dezimalkomma; öffnen sich direkt in Excel oder LibreOffice Calc):

Der Export ist eine Hilfe zur Aufbereitung, keine Buchhaltung: es gibt keinen DATEV-Export. Die Ausgaben kommen über die Buchungen hinzu. Für die Steuererklärung trägt man die Summen in die EÜR bzw. die Umsatzsteuererklärung ein oder gibt die Dateien dem Steuerbüro.

Buchungen und Kontierung

Unter Buchungen stehen alle Umsätze der Konten aus den eingelesenen Kontoauszügen, Gutschriften wie Abbuchungen. Wählbar sind das Konto (bei mehreren), Jahr, Zeitraum (ganzes Jahr, Quartal oder Monat), die Anzeige (alle, nur nicht kontierte, nur Gutschriften oder nur Abbuchungen) und eine Suche in Name, Verwendungszweck, Buchungstext, Beleg, Kommentar, IBAN und Betrag. Das Feld ohne blendet Buchungen aus, in denen einer der Begriffe vorkommt (mehrere mit Komma trennen, z. B. „Amazon, PayPal“). Betrag von und bis grenzen den Betrag ein: ohne Minuszeichen zählt der Betrag ohne Vorzeichen (50 bis 100 findet Gutschriften und Abbuchungen), mit Minus der Betrag mit Vorzeichen (-100 bis -50 findet nur Abbuchungen von 50 bis 100 €); eine leere Grenze gilt nicht. vom und bis wählen einen genauen Zeitraum, z. B. 01.01.2024 bis 01.02.2024 (beide Tage eingeschlossen); er gilt statt Jahr und Zeitraum, die dann ausgegraut sind, und auch über einen Jahreswechsel hinweg. Ein leeres Feld heißt: ohne Anfang bzw. ohne Ende. × Suche leeren setzt alle Suchfelder zurück. Die Liste ist nach Datum sortiert, die neueste Buchung oben; über den Buchungen jedes Monats steht eine Zwischenzeile mit Monat und Jahr (z. B. „Oktober 2026“). Noch nicht kontierte Buchungen sind links farbig markiert; oben steht, wie viele es insgesamt sind. Darüber stehen Anzahl und Summe der angezeigten Buchungen (Gutschriften, Abbuchungen, zusammen); Summenspalte zeigt zusätzlich je Zeile die laufende Summe der angezeigten Buchungen – vom ältesten an, ohne Startsaldo, also etwa alle Sparraten eines Jahres nach Suche „Sparrate“ – und eine Summenzeile am Ende. Bei markierten Buchungen steht deren Summe neben der Anzahl.

Buchungen als CSV: Der Knopf CSV neben Summenspalte speichert genau die angezeigten Buchungen – mit allen gewählten Filtern – als CSV-Datei für Excel oder LibreOffice: Datum, Konto, IBAN des Kontos, Betrag, Saldo (Kontostand des Kontos nach der Buchung, falls ein Startsaldo eingetragen ist), „Saldo zurückgerechnet“ (ja, wenn die Buchung vor dem Startsaldo liegt und der Saldo aus ihm zurückgerechnet ist), Name, Verwendungszweck, Buchungstext, IBAN der Gegenseite, Kategorie, Kommentar, Beleg und eine Referenz. Die älteste Buchung steht oben, Buchungen eines Tages in der Reihenfolge des Kontoauszugs. So lässt sich die Liste auch Zeile für Zeile mit der Umsatzdatei der Bank vergleichen, etwa wenn der Saldo nicht stimmt.

Kontieren

Jede Buchung bekommt eine Kategorie und einen Steuersatz. Der Betrag einer Buchung ist brutto; minifakt rechnet Netto und Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer heraus (z. B. 39,95 € mit 19 % = 33,57 € netto + 6,38 € Vorsteuer).

• Gutschriften zu Rechnungen sind automatisch kontiert, sobald sie als Zahlung bei einer Rechnung eingetragen sind, und zwar anteilig nach den Steuersätzen der Rechnung. Eine noch nicht zugeordnete Gutschrift lässt sich direkt in der Auswahl einer offenen Rechnung zuweisen.
• § 13b (Steuerschuld des Leistungsempfängers, z. B. bei Software-Abos ausländischer Anbieter): Der gezahlte Betrag ist netto; die Umsatzsteuer schuldet man selbst und zieht sie zugleich als Vorsteuer ab. minifakt zeigt sie getrennt an.
• Aufteilen: Mit ✎ lässt sich eine Buchung auf mehrere Kategorien und Steuersätze verteilen (z. B. ein Bon mit Fachbuch zu 7 % und Büromaterial zu 19 %). Bei Abbuchungen darf das Minus beim Eintippen fehlen.
• Kommentar: Zu jeder Buchung lässt sich ein eigener Kommentar schreiben, auch über mehrere Zeilen – direkt in der Liste mit dem Knopf 💬 (oder Klick auf den Kommentar; Feld verlassen oder Strg+Enter speichert, Esc verwirft) oder im Dialog unter ✎. Er steht in der Liste unter dem Verwendungszweck (💬), wird von der Suche gefunden, kommt mit in die Sicherung und in die CSV-Datei der Posten (Auswertung). Er bleibt auch änderbar, wenn der Zeitraum festgeschrieben ist.
• Beleg und Rechnungsdatum: Im selben Dialog stehen ein Feld für die Belegnummer und ein abweichendes Rechnungsdatum. Bei der Ist-Versteuerung zählt die Umsatzsteuer erst mit dem Zahlungseingang, die Vorsteuer aber schon ab Erhalt der Rechnung (und Leistung). Kam die Rechnung in einem früheren Quartal als die Abbuchung, trägt man ihr Datum hier ein; sonst gilt das Datum der Buchung.
• Anlagegüter über 800 € netto werden nicht sofort, sondern über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA). Die Anschaffung zählt deshalb nicht als Ausgabe; die AfA rechnet das Anlagenverzeichnis.
• Bankentgelte sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 8 UStG), also 0 % ohne Vorsteuer. Das Kontoführungsentgelt der ING erkennt minifakt beim Einlesen und kontiert es ohne eigene Regel unter „Kontoführung, Bankgebühren“ (Einzelheiten).
• Umsatzsteuer an/vom Finanzamt, Privat und Neutral (Durchlaufposten, Umbuchungen) haben keinen Steuersatz. Privatentnahmen und -einlagen zählen nicht zum Gewinn; Vorauszahlungen und Erstattungen der Umsatzsteuer stehen in der EÜR als Ausgabe bzw. Einnahme.

Eingehende E-Rechnungen lesen

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Buchungen → E-Rechnung lesen … öffnet eine XRechnung oder ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung – als XML-Datei (UBL oder CII) oder als PDF mit eingebetteter XML. Man kann die Datei auch einfach in die Buchungen ziehen. Die Datei bleibt auf dem Rechner.

• Lesbar anzeigen und drucken: Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer und -datum, Positionen, Steuer je Satz, Summen, Bankverbindung und Verwendungszweck, Bemerkungen. Mitgeschickte Anhänge lassen sich speichern. Passen die Summen der Datei nicht zusammen, weist minifakt darauf hin.
• Zur Buchung: minifakt schlägt passende Abbuchungen vor (gleicher Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck, IBAN, Name; auch mit Skonto) und markiert, woran es sie erkennt. Ein Klick auf Zuordnen übernimmt Rechnungsnummer als Beleg, Rechnungsdatum und einen Kommentar und kontiert die Buchung auf Wunsch gleich nach den Steuersätzen der Rechnung – bei gemischten Rechnungen in mehrere Teile.
• Gutschriften (Rechnungskorrektur, Storno) werden mit Gutschriften auf dem Konto verglichen.
• Ist die Zahlung noch nicht im Kontoauszug, die Rechnung drucken bzw. aufbewahren und nach dem nächsten Einlesen erneut öffnen. Beim erneuten Öffnen zeigt minifakt, welcher Buchung sie schon zugeordnet ist.

Getestet mit den 72 Beispielrechnungen der offiziellen XRechnung-Testsuite (KoSIT) und mit ZUGFeRD-PDFs. Nicht gelesen werden ZUGFeRD 1.0 (bis 2019) und verschlüsselte PDFs. Die XML-Datei selbst ist das Original – sie gehört aufbewahrt, nicht nur der Ausdruck.

Kategorien

Vorgegeben sind gut zwei Dutzend Kategorien für Freiberufler und kleine Betriebe (Telefon und Internet, Software und Hosting, Fachliteratur, Reisekosten, Fortbildung, Steuerberatung, Wareneinkauf, Geringwertige Wirtschaftsgüter usw.). Jede gehört zu einem Posten der Anlage EÜR (Bezeichnungen wie im Vordruck, ohne Zeilennummern, weil sich diese fast jedes Jahr ändern) und gibt einen Steuersatz vor. Unten in der Ansicht lassen sich Kategorien umbenennen, ändern, neu anlegen und – solange sie nirgends verwendet werden – löschen.

Mehrere Buchungen auf einmal kontieren

Für Buchungen, die keine gemeinsame Regel haben – etwa verschiedene Zahlungen an dieselbe Kategorie –, kreuzt man sie in der Liste links am Datum an (Umschalt-Klick markiert alle Zeilen bis zur zuletzt angeklickten, das Häkchen im Kopf alle angezeigten), wählt über der Liste die Kategorie und klickt Markierte kontieren. Es entsteht keine Regel. Mit „– Kontierung entfernen –“ werden die markierten Buchungen wieder auf „nicht kontiert“ gesetzt. Zahlungen zu Rechnungen und festgeschriebene Buchungen lassen sich nicht markieren.

Regeln

Eine Regel kontiert automatisch: Steht ihr Suchtext in Name, Verwendungszweck oder Buchungstext, bekommt die Buchung Kategorie und Steuersatz der Regel – auf Wunsch nur bei Gutschriften oder nur bei Abbuchungen. Am einfachsten legt man sie im Dialog einer Buchung mit Als Regel merken an; minifakt kontiert dann gleich alle passenden Buchungen. Regeln wirken nur auf noch nicht kontierte Buchungen, beim Einlesen automatisch (für neue wie für schon gespeicherte Buchungen der Datei), sonst über Regeln anwenden. Die erste passende Regel gilt.

Ausgewertet wird unter Auswertung. Die Kontierung ist eine Hilfe, keine Steuerberatung.

Ist ein Zeitraum in der Auswertung festgeschrieben, lassen sich seine kontierten Buchungen (auch solche, deren Rechnungsdatum darin liegt) und die Zahlungen bei den Rechnungen nicht mehr ändern oder löschen; sie tragen das Zeichen 🔒. Beleg und Notiz bleiben änderbar. Nachträglich eingelesene, noch nicht kontierte Buchungen des Zeitraums lassen sich kontieren; die Auswertung zeigt dann die Abweichung.

Anlagenverzeichnis und AfA

Bei Betrieben (nicht beim Privat-Mandanten) gibt es unter Buchungen ▾ den Eintrag Anlagen. Dort stehen die Anlagegüter mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten (netto), Art der Abschreibung und gegebenenfalls dem Tag des Abgangs; für ein wählbares Jahr zeigt die Tabelle Buchwert am 1.1., Zugang, AfA, Restbuchwert beim Abgang und Buchwert am 31.12. Alles lässt sich direkt in der Tabelle ändern; „CSV“ speichert das Verzeichnis des Jahres.

• Übernehmen aus den Buchungen: Wird eine Anschaffung in den Buchungen mit einer Kategorie vom Typ „Anlagegut“ kontiert, erscheint sie oben unter „Anschaffungen aus den Buchungen“; ein Klick übernimmt Bezeichnung, Datum (Rechnungsdatum, sonst Buchungsdatum) und Nettobetrag. Danach nur noch Art und Nutzungsdauer eintragen.
• linear: Anschaffungskosten geteilt durch die Nutzungsdauer in Jahren (amtliche AfA-Tabellen, z. B. Pkw 6, Büromöbel 13 Jahre), im ersten Jahr monatsgenau ab dem Anschaffungsmonat, im letzten Jahr der Rest.
• Computer/Software (1 Jahr): Computerhardware und Software dürfen mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden – minifakt setzt die AfA ganz im Anschaffungsjahr an.
• Sammelposten (5 Jahre): Wirtschaftsgüter über 250 bis 1.000 € netto, je ein Fünftel in fünf Jahren, unabhängig von Monat und Abgang.
• GWG (sofort): geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto, ganz im Anschaffungsjahr (in der EÜR unter „Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter“). Wer GWG ohnehin mit einer Ausgaben-Kategorie bucht, trägt sie hier nicht noch einmal ein.
• Abgang: Bei Verkauf oder Entnahme das Datum eintragen. Im Jahr des Abgangs gibt es AfA bis einschließlich des Abgangsmonats; der Restbuchwert geht als „Restbuchwert der ausgeschiedenen Anlagegüter“ in die EÜR. Den Verkaufserlös bucht man wie gewohnt (Posten „Veräußerung oder Entnahme von Anlagevermögen“).

Die EÜR übernimmt AfA und Restbuchwerte in der Jahresansicht; bei einem Quartal oder Monat stehen sie nur nachrichtlich darunter. Stehen Anschaffungen des Jahres noch nicht im Verzeichnis, weist die EÜR darauf hin. Degressive AfA und Sonderabschreibungen rechnet minifakt nicht; das Verzeichnis ist eine Hilfe für die Anlage AVEÜR, keine Steuerberatung.

Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug

Unter Fahrten trägt man Fahrten mit dem eigenen (privaten) Fahrzeug ein – für Betriebe wie für den Privat-Mandanten. Zwei Arten:

• Betriebliche Fahrt bzw. Dienstreise: Datum, von, nach, Anlass, Kilometer, „hin und zurück“ und Fahrzeug. Je gefahrenem Kilometer 0,30 € (Motorrad/Motorroller 0,20 €).
• Wohnung – Betriebsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte: einfache Entfernung und Zahl der Arbeitstage – ein Eintrag je Monat oder Zeitraum genügt. Entfernungspauschale je Arbeitstag und vollem Kilometer: bis 2020 0,30 €; 2021 0,30 € für die ersten 20 km und 0,35 € ab dem 21.; 2022–2025 0,30 € bzw. 0,38 €; ab 2026 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Hinweis: Die Regel ab 2026 wird gerade geprüft; minifakt zeigt dazu in den Fahrten, der Steuerliste und der EÜR einen Hinweis – die Beträge für 2026 bitte vor der Steuererklärung kontrollieren.

„Kopie“ trägt eine Fahrt mit heutigem Datum noch einmal ein, ✎ ändert sie. Betriebe: Die Beträge gehen nach Datum in die EÜR („Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge“ bzw. „Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte“). Privat-Mandant: Die Summen stehen in der Steuerliste für die Anlage N. CSV je Jahr. Kein Fahrtenbuch im Sinne der 1-%-Regelung für Firmenwagen.

Auswertung

Unter Auswertung wählt man Jahr und Zeitraum (Quartal, Monat oder ganzes Jahr; vorgegeben ist das Quartal vor dem laufenden) und, welche Teile angezeigt werden: Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR und Umsatzübersicht. Drucken druckt die gewählten Teile mit Firma, Steuernummer und Stand (oder speichert sie über den Druckdialog als PDF). Auswertung (CSV) enthält Kennzahlen und EÜR-Posten, Einzelposten (CSV) jede Zahlung und jede kontierte Buchung des Zeitraums als Nachweis. Sind im Zeitraum noch Buchungen nicht kontiert, weist minifakt darauf hin und führt mit einem Klick zu ihnen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

minifakt rechnet nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung): Umsätze zählen mit dem Zahlungseingang, und zwar die Zahlungen bei den Rechnungen (anteilig nach deren Steuersätzen, auch Barzahlungen) und die als Einnahme kontierten Buchungen. Skonto und Abzüge zählen nicht, weil dafür kein Geld fließt. Die Vorsteuer zählt mit dem Rechnungsdatum der Buchung, sonst mit dem Buchungsdatum.

Angezeigt werden die Kennzahlen zum Abtippen in ELSTER: 81 und 86 (19 und 7 %), 35/36 (andere Sätze), 41, 43, 48, 21 und 45 (steuerfreie bzw. nicht steuerbare Umsätze), 46/47 bzw. 84/85 (§ 13b), 66 und 67 (Vorsteuer) und 83 (Vorauszahlung oder Überschuss). Die Bemessungsgrundlagen stehen in vollen Euro ohne Cent, die Steuer zu 81 und 86 ist so berechnet, wie ELSTER sie daraus ermittelt; darunter steht die tatsächlich vereinnahmte Umsatzsteuer. Die Kennzahlen entsprechen dem Vordruck 2026 – bitte mit dem aktuellen Formular abgleichen.

Zuordnung: Umsätze mit 0 % ordnet minifakt nach dem Befreiungsgrund einer Kennzahl zu (Vorschlag nach Stichworten, sonst Kz 48; Kleinunternehmer werden nicht gemeldet). Die Zuordnung lässt sich je Grund ändern, ebenso, ob Leistungen nach § 13b unter 46/47 (Anbieter im übrigen EU-Gebiet) oder 84/85 gehören. Sie gilt für den Mandanten.

Festschreiben: Nach der Abgabe bei ELSTER schreibt man die Voranmeldung des Quartals (oder Monats) fest. minifakt merkt sich die Werte und sperrt die Buchungen und Zahlungen des Zeitraums (siehe Buchungen). Ändert sich danach etwas, etwa durch einen Nachtrag, zeigt die Voranmeldung die festgeschriebenen Werte daneben und markiert die Abweichungen – dann ist gegebenenfalls eine berichtigte Voranmeldung fällig. Eine Festschreibung lässt sich aufheben; sie bleibt in der Sicherung vermerkt.

EÜR

Einnahmen und Ausgaben nach Zu- und Abfluss, zusammengefasst nach den Posten der Anlage EÜR (Bezeichnungen wie im Vordruck; die Zeilennummern stehen im Vordruck des Jahres), mit vereinnahmter Umsatzsteuer, gezahlter Vorsteuer, Umsatzsteuer an bzw. vom Finanzamt und Gewinn. Bewirtungen zählen zu 70 %. Die AfA kommt in der Jahresansicht aus dem Anlagenverzeichnis. Nachrichtlich stehen darunter die Anschaffung von Anlagegütern (nicht als Ausgabe enthalten), der nicht abziehbare Teil der Bewirtung und Privatentnahmen bzw. -einlagen. Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug kommen aus dem Menü Fahrten. Umsatzsteuer-Zahlungen für Dezember bzw. das 4. Quartal, die bis zum 10. Januar fließen, gehören noch ins alte Jahr.

Umsatzübersicht

Für das gewählte Jahr je Monat: Einnahmen netto nach Zahlungseingang, berechnet netto nach Rechnungsdatum, Ausgaben netto (ohne Anlagegüter), Überschuss und die Einnahmen des Vorjahres. Darunter je Kunde: Zahl der Rechnungen, berechnet netto, Geldeingang brutto im Jahr und der noch offene Betrag.

Mit Einzelpositionen zeigen stehen unter jedem Monat die einzelnen Posten, aus denen sich die Summen zusammensetzen – in der Spalte, zu der sie gehören: Zahlungseingänge zu Rechnungen und Erlöse aus Buchungen (Einnahmen netto), Rechnungen und Stornos nach Rechnungsdatum (berechnet netto) und die kontierten Ausgaben mit Kategorie und Steuersatz. Unter jedem Kunden erscheinen seine Rechnungen mit berechnetem Betrag, Geldeingang im Jahr und offenem Rest. Wer nur einen Monat oder einen Kunden genauer sehen will, klickt ihn an (▸/▾); ein Klick auf die Rechnungsnummer öffnet die Rechnung. Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert nach dieser Spalte – die Monate bzw. Kunden und darunter die Einzelpositionen (nach dem Betrag in dieser Spalte, unter „Monat“ nach Datum); Beträge zuerst absteigend, der zweite Klick dreht um, der dritte stellt die Vorgabe wieder her. Beim Privat-Mandanten steht bei den Posten kein Steuersatz. Gedruckt werden die Einzelpositionen mit, wenn sie aufgeklappt sind.

Haushaltsbuch und Steuerliste (Privat-Mandant)

Bei einem Privat-Mandanten zeigt die Auswertung statt Voranmeldung, EÜR und Umsatzübersicht das Haushaltsbuch und die Steuerliste (vorgegeben: das laufende Jahr; die Übersicht der Rechnungen lässt sich mit „Rechnungen“ dazunehmen).

• Haushaltsbuch: je Monat des gewählten Zeitraums die Einnahmen und Ausgaben nach Gruppen, mit Summe und Monatsdurchschnitt, darunter der Überschuss (Einnahmen − Ausgaben) und die Sparquote. Ein Klick auf eine Gruppe zeigt ihre Kategorien, ein Klick auf eine Kategorie die einzelnen Buchungen („Alles aufklappen“ öffnet alles). Die Spaltenköpfe sortieren Gruppen, Kategorien und Buchungen nach Monat, Summe oder Durchschnitt (unter „Posten“ nach Name, die Buchungen nach Datum). Erstattungen mindern die Ausgaben ihrer Kategorie. Umbuchungen und Sparen stehen getrennt (Umbuchungen zwischen eigenen Konten heben sich auf), noch nicht Kontiertes ebenfalls. Für Konten mit Startsaldo folgt der Kontostand am Ende jedes Monats und für alle Konten zusammen, dazu die Wertanlagen und das Vermögen.
• Steuerliste: alle Buchungen des Jahres aus Kategorien mit Steuer-Markierung, je Markierung mit Summe, einem kurzen Hinweis (z. B. bei § 35a: nur der Lohnanteil, nur unbar) und jeder Buchung mit Datum, Kategorie, Name, Zweck, Beleg und Kommentar – der Nachweis zum Ausfüllen der Erklärung. Die Spaltenköpfe sortieren die Übersicht (Markierung, Anzahl, Summe; die Abschnitte darunter folgen ihr) und die Buchungen aller Markierungen (Datum, Kategorie, Name, Beleg, Betrag). Steuerliste (CSV) speichert sie als Tabelle. Eine Sammelhilfe, keine Steuerberatung.

Beides lässt sich wie die übrige Auswertung drucken bzw. als PDF speichern; gedruckt wird, was aufgeklappt ist.

Daten und Sicherung

minifakt hat keinen Server. Alle Daten liegen im Speicher des Browsers (localStorage), und zwar nur in dem Browser und auf dem Gerät, mit dem man arbeitet.

• Ein anderer Browser oder ein anderes Gerät sieht diese Daten nicht.
• Wer die Browserdaten („Cookies und Website-Daten“) löscht, löscht auch die Rechnungen.
• Wird minifakt.html lokal geöffnet, hängt der Speicher am Pfad der Datei: Eine verschobene Kopie beginnt leer.
• Der Platz ist begrenzt: Browser erlauben jeder Website nur einige MB, Firefox 5 MB. Unter Einstellungen → Service zeigt Speicher im Browser den Füllstand und die Größe je Mandant. Ab 70 % warnt minifakt oben gelb, ab 90 % rot. Scheitert das Speichern, erscheint eine rote Leiste: dann sofort eine Sicherung speichern. Platz schafft man, indem man nicht mehr gebrauchte Mandanten per Teilsicherung und „Alles ersetzen“ entfernt.

Die eigentlichen Daten sind deshalb die Sicherungsdateien. Oben rechts zeigt minifakt „Ungesicherte Änderungen“, bis wieder gesichert wurde. Beim Festschreiben einer Rechnung lädt minifakt automatisch eine Sicherung herunter.

Sicherungsdateien

Eine Sicherung enthält normalerweise alle Mandanten. Die automatische Sicherung beim Festschreiben sichert immer alles. Die meisten Browser legen sie ohne Rückfrage im Download-Ordner ab (Firefox: Strg+Shift+Y zeigt die Downloads).

Teilsicherung: nur ausgewählte Mandanten

Bei mehreren Mandanten zeigt „Sicherung speichern“ eine Liste mit Häkchen; vorgegeben sind alle. Wer nur einen Teil anhakt, bekommt eine Teilsicherung, etwa um einen einzelnen Mandanten weiterzugeben oder auf einen anderen Rechner zu bringen. Der Knopf „Ohne Beispiel- und Testmandanten“ nimmt die Beispielmandanten (BSP-…) und den Testmandanten FRIESE heraus.

• Dateiname und Inhalt kennzeichnen die Teilsicherung (_teil_…, in der Datei meta.teil mit der Zahl aller Mandanten und den Kürzeln der weggelassenen). Beim Laden steht oben „Teilsicherung: enthält 1 von 4 Mandanten (ohne …)“.
• Eine Teilsicherung zählt nicht als Sicherung: Die Anzeige „letzte Sicherung“ oben rechts bleibt, wie sie war.
• Mandanten mit Daten loswerden, etwa die Beispielmandanten mit ihren festgeschriebenen Rechnungen: Teilsicherung ohne diese Mandanten speichern, dann „Sicherung laden …“ mit dieser Datei und „Alles ersetzen“. minifakt nennt vorher die Mandanten, die dabei verloren gehen.

Sicherung laden

„Sicherung laden …“ zeigt vor dem Übernehmen einen Differenzvergleich zwischen Datei und aktuellem Stand im Browser: zuerst die Zahl der Mandanten (in beiden, nur in der Datei, nur im Browser), dann für jeden gemeinsamen Mandanten eine Tabelle mit Kunden, Rechnungen, Zahlungen, Buchungen, Kategorien, Regeln und festgeschriebenen Voranmeldungen. Je Zeile steht, wie viele Datensätze es aktuell und in der Datei gibt und wie viele davon

• neu sind und übernommen werden,
• gleich sind (Dublette, entfällt),
• abweichen – derselbe Datensatz mit anderem Inhalt; der aktuelle Stand bleibt,
• ergänzt werden – leere Felder einer vorhandenen Buchung (Kontierung, Beleg, Kommentar, IBAN/BIC) kommen aus der Datei,
• einen Konflikt haben – die Rechnungs- oder Kundennummer ist aktuell an einen anderen Datensatz vergeben,
• gesperrt sind – sie liegen in einem aktuell festgeschriebenen Zeitraum.

Abweichungen, Konflikte und Gesperrtes lassen sich aufklappen und einzeln ansehen. Dann gibt es zwei Wege:

• Zusammenführen: Neue Mandanten kommen vollständig dazu; bei gemeinsamen Mandanten (gleiche Kennung oder gleiches Kürzel) wird nur Neues übernommen. Vorhandene Datensätze werden nie überschrieben, Einstellungen und Briefkopf bleiben, die Nummernkreise gehen auf den höheren Stand, damit keine Nummer doppelt vergeben wird. Konflikte und Gesperrtes werden nicht übernommen. Erkannt werden Kunden an der Kundennummer, Rechnungen an ihrer internen Kennung bzw. der Rechnungsnummer, Zahlungen an Kennung oder Datum + Betrag + Art, Buchungen an der Kennung aus dem Kontoauszug. Vorher am besten über den Link im Vergleich die aktuellen Daten sichern.
• Alles ersetzen: Der aktuelle Stand im Browser wird vollständig durch die Datei ersetzt, etwa beim Umzug auf einen anderen Rechner. Mandanten, die nur im Browser stehen, nennt minifakt vorher ausdrücklich – sie gehen dabei verloren.

Nur an einer Stelle arbeiten

Das Zusammenführen hilft, wenn an zwei Geräten etwas dazugekommen ist, etwa Buchungen oder Zahlungen. Wer dort parallel Rechnungen festschreibt, bekommt aber doppelte Nummern – diese erscheinen im Vergleich als Konflikt und müssen von Hand geklärt werden. Also: ein Hauptgerät für Rechnungen. Mehrere Tabs im selben Browser gleicht minifakt dagegen automatisch ab und weist darauf hin.

Sitzung beenden

Der rote Knopf 🔒 Sitzung beenden oben löscht alle minifakt-Daten aus dem Browser, etwa nach der Arbeit an einem fremden oder gemeinsam genutzten Rechner. Zur Sicherheit muss er innerhalb von vier Sekunden zweimal geklickt werden; gibt es ungesicherte Änderungen, warnt der Knopf ausdrücklich davor. Danach zeigt minifakt nur noch „Sitzung beendet“, auch in weiteren offenen Tabs. Ein Neuladen startet leer mit dem Testmandanten. Vorher eine Sicherung speichern – ohne sie sind die Daten weg.

Verschlüsselung der Sicherung

„Sicherung speichern“ fragt nach einem Passwort. Bleibt das Feld leer, wird im Klartext gesichert – lesbares JSON. Mit Passwort ist die Datei ohne dieses Passwort nicht lesbar.

• Sie können ein beliebiges Passwort vergeben – minifakt macht keine Vorgaben zu Länge oder Zeichen. Es wird zur Sicherheit zweimal eingegeben. Je länger, desto sicherer.
• „Passwort merken“ hält das Passwort nur im Arbeitsspeicher, bis die Seite geschlossen wird. Dann verschlüsselt minifakt auch die automatische Sicherung beim Festschreiben. Gespeichert wird das Passwort nie.
• War die letzte Sicherung verschlüsselt und ist kein Passwort gemerkt, fragt minifakt beim Festschreiben nach, statt still im Klartext zu sichern.
• Beim Laden erkennt minifakt verschlüsselte Dateien selbst und fragt nach dem Passwort.

Ohne Passwort gibt es keinen Weg zurück. Es gibt keine Hintertür und keine Wiederherstellung. Das Passwort gehört in einen Passwortmanager.

Technisch: Der Schlüssel entsteht aus dem Passwort per PBKDF2-SHA256 mit 600.000 Durchläufen und zufälligem Salt, verschlüsselt wird mit AES-256-GCM. Das erledigt die eingebaute Kryptografie des Browsers (Web Crypto API), ohne Zusatzbibliothek.

Handy und Tablet

minifakt passt sich an schmale Bildschirme an: Positionen werden zu Karten, Tabellen zeigen nur das Wichtigste, Eingabefelder sind groß genug für Finger. Auf dem Handy öffnet man minifakt über die Webadresse, die Daten bleiben trotzdem nur auf dem Gerät.

• Jedes Gerät hat eigene Daten. Handy und PC teilen nichts; Umzug nur per Sicherungsdatei.
• iPhone und iPad: Safari löscht die gespeicherten Daten einer Webseite, wenn sie sieben Tage lang nicht geöffnet wurde. Das gilt nicht, wenn minifakt über Teilen → Zum Home-Bildschirm als App abgelegt ist. minifakt bittet den Browser zwar, die Daten dauerhaft zu behalten, Safari beachtet das aber nur eingeschränkt.
• Drucken und „Als PDF sichern“ laufen über das Teilen- bzw. Druckmenü des Gerätes.

Empfehlung: Rechnungen am PC schreiben und das Handy höchstens zum Nachschauen nutzen. Und immer sichern.

Datenschutz

minifakt läuft vollständig im Browser:

• keine Verbindungen ins Netz – mit einer einzigen, ausdrücklich bestätigten Ausnahme, dem Bereich Externes –, keine nachgeladenen Skripte, Schriften oder Bilder
• keine Cookies, kein Tracking, keine Statistik
• Daten nur im lokalen Browserspeicher und in den Sicherungsdateien, die man selbst speichert
• die Zwischenablage nur, wenn man ausdrücklich „Daten in die Zwischenablage kopieren“ wählt
• eingehende E-Rechnungen werden nur im Browser gelesen; gespeichert werden bei der Zuordnung nur Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Betrag an der Buchung
• eingelesene Kontoauszüge nur im Browser; gespeichert werden die Buchungen (Datum, Betrag, Name, Verwendungszweck, Buchungstext) im Browserspeicher und in der Sicherung

Wird minifakt von einem Webserver geöffnet, sieht dieser – wie bei jeder Webseite – nur den Abruf der Datei, nicht die Rechnungsdaten. Wer ganz ohne Server arbeiten will, lädt minifakt.html herunter und öffnet die Datei lokal.

Einzige Verbindung ins Netz: der Bereich „Externes“. Der Menüpunkt Externes ist die einzige fest in minifakt eingebaute Verbindung nach außen. Beim ersten Öffnen in einer Sitzung steht davor eine Hinweisseite: „Sie verlassen den autarken Sektor! ‚minifakt‘ arbeitet ohne externe Server, Dienste, Funktionen oder Daten. Nur in diesem Bereich verlassen Sie Ihren eigenen PC oder Ihr Smartphone. Auch hier werden keine Cookies gesetzt. Daten, die hier zum Einlesen oder zur Nutzung angeboten werden, können Sie auch herunterladen und als lokale Daten nutzen.“ Erst danach lädt minifakt etwas vom Entwicklungsserver rbag.eu. Der Bereich hat drei Reiter:

• Beispieldaten: fiktive Testmandanten (IT-Dienstleister mit Regelbesteuerung, Tischlerei mit Bruttopreisen, Kleinunternehmerin nach § 19 UStG, Anwaltskanzlei mit Rechnungen nach RVG, GmbH mit den Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Privathaushalt „Mia Muster“ mit Girokonto, Tagesgeldkonto, Sparschwein, Gold, Silber, Sammlermünzen und Wertpapieren) mit zusammen über 950 Rechnungen, rund 2.200 Buchungen, Regeln und Entwürfen, dazu Kontoauszüge für das 3. Quartal 2026 in den Formaten ING (Lexware und Standard), Sparkasse (CSV-CAMT) und comdirect, zwei Depotauszüge (ING, comdirect) zu „Mia Muster“ (im ING-Auszug stehen beim ETF rund 2,37 Stück mehr als in der Sicherung, weil die Sparraten Juli bis September nur im Tagesgeld-Auszug stehen – die Sicherung reicht bis 30.06.2026; beim Einlesen bietet minifakt an, die fehlenden Stück als Kauf einzutragen), drei eingehende E-Rechnungen von Lieferanten (eine mit Reverse Charge) zu BSP-IT sowie ein erfundener Amazon-Export zu BSP-IT. Die Sicherungen zeigen auch die neueren Funktionen: Katalog, Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen, Zahlungserinnerung und Mahnung, englische Rechnungen, Anlagenverzeichnis, Fahrten, Wertpapiere und Anlage KAP. „Einlesen“ lädt eine Sicherung in die Ansicht Sicherung laden (dort „Zusammenführen“ – eigene Mandanten bleiben unberührt) bzw. einen Kontoauszug in die Zahlungen des passenden Testmandanten, einen Depotauszug in dessen Vermögen, eine E-Rechnung in die Ansicht E-Rechnung mit Vorschlag der Buchung, den Amazon-Export in den Reiter „Amazon-Export (Versuch)“. Jede Datei und das ganze Paket (minifakt-beispieldaten.zip) lassen sich auch herunterladen und später ohne Verbindung einlesen. Die Testmandanten wird man wieder los über eine Teilsicherung „Ohne Beispiel- und Testmandanten“, die man mit „Alles ersetzen“ wieder einliest.
• Amazon-Export (Versuch): ordnet Amazon-Abbuchungen auf dem Kontoauszug den Bestellungen zu. Amazon bucht nicht je Bestellung, sondern je Sendung ab; minifakt liest dazu den Datenexport „Ihre Bestellungen“ (Your Orders.zip), den man bei Amazon unter „Ihre Daten anfordern“ beantragt (Auswahl „Ihre Bestellungen“, Anfrage per E-Mail bestätigen, nach einigen Stunden bis Tagen kommt der Download-Link). Die ZIP-Datei wird nicht entpackt und nicht hochgeladen – minifakt liest sie nur im Browser; dieser Reiter braucht keine Verbindung zu rbag.eu. Zugeordnet wird über die Bestellnummer im Verwendungszweck, über den Betrag kurz nach dem Versand oder über die Summe mehrerer Sendungen; dazu Erstattungen und Prime-Beiträge. Unsichere Zuordnungen sind markiert und nicht vorausgewählt. Übernommen werden nur die gekauften Artikel als Kommentar und die Bestellnummer als Beleg, und nur in leere Felder. Es ist ein Versuch: Amazon ändert das Exportformat gelegentlich – bitte die Zuordnungen prüfen und vorher sichern. Zum Ausprobieren gibt es unter Beispieldaten einen erfundenen Export zum Testmandanten BSP-IT.
• Kommentare und Kontakt: Mail an den Autor und öffentliche Kommentare. Ein Kommentar wird nur gesendet, wenn man ihn selbst abschickt, und dann mit Name (frei wählbar, auch leer), Text, Zeitpunkt und minifakt-Version auf rbag.eu gespeichert und öffentlich angezeigt. IP- und E-Mail-Adressen werden nicht gespeichert.

Rechnungs-, Kunden- und Buchungsdaten verlassen den Browser nie. Wer „Externes“ nicht öffnet, arbeitet vollständig ohne Netz.

Diese Dokumentationsseite zählt ihre Aufrufe auf dem Server – ohne Cookies, ohne JavaScript und ohne IP-Adressen zu speichern. Für die Zahl der Besucher pro Tag wird mit einem geheimen Schlüssel ein Prüfwert (Hash) gebildet, aus dem sich die IP-Adresse nicht zurückrechnen lässt; er wird beim Tageswechsel verworfen. Die App minifakt selbst zählt nichts.

Die Demo-Videos auf dieser Seite sind nur verlinkt, nicht eingebettet. Erst wer auf ein Vorschaubild klickt, öffnet youtube.com; dort gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

Auch die Links im Menü Hilfe und neben der Versionsnummer (Dokumentation, Quellcode) sind keine Verbindung von minifakt: Sie öffnen erst auf Klick rbag.eu in einem neuen Tab, minifakt selbst lädt und sendet dabei nichts.

Kundendaten sind personenbezogene Daten. Weil minifakt sie nirgendwohin überträgt, gibt es keinen Auftragsverarbeiter. Unverschlüsselte Sicherungen sollte man nicht ungeschützt in eine Cloud legen.

Rechtliches und Grenzen

• Keine Steuerberatung, keine Gewähr. minifakt hilft beim Schreiben ordentlicher Rechnungen. Ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält, liegt in der Verantwortung dessen, der sie ausstellt.
• Aufbewahrung: Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Am besten die PDFs und die Sicherungen dauerhaft ablegen. Der Browserspeicher allein ist kein Archiv.
• Unveränderbarkeit: minifakt sperrt festgeschriebene Rechnungen in der Oberfläche. Es ist aber kein geprüftes Archivsystem; technisch versierte Nutzer könnten den Browserspeicher verändern.
• Steuerbefreiung (0 %): Gibt es Positionen mit 0 %, zeigt die Rechnung das Feld Grund der Steuerbefreiung, z. B. „Steuerfreie Lieferung von Anlagegold gemäß § 25c des Umsatzsteuergesetzes (UStG)“. Vorschläge erscheinen beim Klick ins Feld; leer gilt die Vorgabe aus Einstellungen → Vorgaben. Beim Festschreiben wird der Grund in die Rechnung übernommen. Ohne Grund lässt sich eine Rechnung mit 0 % nicht festschreiben. Der Grund gilt für alle 0-%-Positionen einer Rechnung, denn die E-Rechnung nach EN 16931 kennt nur einen Befreiungsgrund je Rechnung. Haben Positionen verschiedene Gründe, gehört der jeweilige Grund zusätzlich in den Positionstext. Für innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhren und Reverse Charge setzt minifakt in der E-Rechnung die eigenen Kategorien K, G und AE (siehe Reverse Charge).
• Buchungen und Auswertung: Kontierung und Auswertung sind eine Hilfe für Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR, keine Buchhaltung im Sinne der GoBD und keine Steuerberatung. Die Auswertung rechnet nach Ist-Versteuerung; wer nach vereinbarten Entgelten (Soll) versteuert, nimmt das Rechnungsausgangsbuch. Belege (Rechnungen der Lieferanten) bewahrt man selbst auf; minifakt speichert nur Belegnummer oder Notiz.
• Kleinunternehmer: MwSt.-Satz 0 % wählen. Der unter Einstellungen → Vorgaben eingetragene Grund („Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“) erscheint auf der Rechnung und in der E-Rechnung.
• E-Rechnung: Rechnungen an Unternehmen müssen in Deutschland ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (für alle) als E-Rechnung ausgestellt werden. minifakt erzeugt dafür das ZUGFeRD-PDF, die XML-Datei oder die XRechnung (siehe E-Rechnung). Rechnungen an Privatpersonen und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

Aufbau und Formate

Die gesamte Anwendung steckt in minifakt.html (rund 11.800 Zeilen, etwa 860 KB inklusive Testlogo und Kommentaren; davon rund 140 KB Schriften und Farbprofil für das ZUGFeRD-PDF). Sie hat keine Abhängigkeiten und ist selbst vollständiger, lesbarer Quelltext. Seit 1.17.4 entsteht sie aus Teilen unter src/ – Gerüst, CSS, JavaScript in nummerierten Abschnitten, Schriften, Testlogo –, die das Skript bauen.py (nur Python-Standardbibliothek) zu dieser einen Datei zusammensetzt; beides steht im Quellpaket unter rbag.eu/quellen, erklärt in dessen README.md und src/README.md.

Datenformat

Browserspeicher (Schlüssel minifakt.v2) und unverschlüsselte Sicherung haben dasselbe Format:

{
  "app": "minifakt",
  "version": 2,
  "aktiv": "<id des aktuellen Mandanten>",
  "mandanten": [
    {
      "id": "…", "kuerzel": "FRIESE",
      "settings": { "firma": "…", "strasse": "…", "plz": "…", "ort": "…", "land": "DE",
                    "iban": "…", "zahlungszielTage": 14, "naechsteRechnungsNr": 2026002,
                    "rechtsform": "gmbh", "sitz": "…", "registergericht": "…", "registernr": "HRB …",
                    "leitung": "Vorname Name\nVorname Name", … },
      "kunden": [ { "nr": 10001, "name": "Erika Mustermann", "email": "…", … } ],
      "rechnungen": [
        { "id": "…", "nr": 2026001, "status": "fest", "datum": "2026-10-01",
          "leistungVon": "2026-09-01", "leistungBis": "2026-09-30", "zahlungsziel": 14, "kaeuferRef": "",
          "kunde": { … Anschrift zum Zeitpunkt des Festschreibens … },
          "mwst": 19, "positionen": [ { "anz": "2", "einheit": "HUR", "text": "…", "preis": "85,00", "mwst": 19 } ],
          "befreiungsgrund": "",
          "rechtFest": [ "… Zeilen der Fußzeile mit den Pflichtangaben, beim Festschreiben eingefroren …" ],
          "zahlungen": [ { "id": "…", "datum": "2026-10-05", "betrag": 34510, "art": "bank",
                           "text": "Erika Mustermann – RE 2026001", "bankRef": "…" } ],
          "stornoVon": null, "festAm": "2026-10-01T10:00:00.000Z" }
      ],
      "konten": [ { "id": "k1", "name": "Girokonto", "iban": "DE…", "praefix": "",
                    "startsaldo": { "datum": "2025-12-31", "betrag": 123456, "ende": true } } ],
      "buchungen": [
        { "ref": "2026-10-14_-3995_1a2b3c4d", "konto": "k1", "datum": "2026-10-14", "betrag": -3995,
          "name": "Telekom Deutschland GmbH", "zweck": "…", "art": "Lastschrift",
          "iban": "DE…", "bic": "…", "q": 3,
          "beleg": "", "belegDatum": "", "notiz": "Kommentar …", "regel": "…",
          "teile": [ { "kat": "tel", "satz": 19, "rc": false, "betrag": -3995 } ] }
      ],
      "kategorien": [ { "id": "tel", "name": "Telefon und Internet", "typ": "ausgabe", "posten": "a_tel",
                        "satz": 19, "skr": "" }, … ],
      "regeln": [ { "id": "…", "text": "Telekom", "richtung": "aus", "kat": "tel", "satz": 19, "rc": false } ],
      "abschluesse": [ { "id": "…", "jahr": "2026", "zeit": "Q3", "am": "2026-10-11T09:00:00.000Z",
                         "werte": { "81": [590, 11210], "66": [null, 22417], "83": [null, -10857] },
                         "aufgehoben": null } ],
      "anlagen": [ { "id": "…", "name": "Krügerrand 1/10 oz", "einheit": "oz/10", "kurs": "…", "faktor": 1,
                     "posten": [ { "id": "…", "datum": "2026-03-10", "art": "kauf", "menge": 2, "betrag": 74600,
                                   "notiz": "…" } ] } ],
      "kurse": [ { "id": "…", "name": "Gold", "einheit": "g", "werte": [ { "datum": "2026-09-30", "preis": 11840 } ] } ]
    }
  ],
  "meta": { "letzteSicherung": "…", "geaendert": "…", "verschluesselt": false }
}

In einer Teilsicherung steht zusätzlich "teil": { "von": 4, "ohne": ["BSP-IT", "BSP-HOLZ", "BSP-KU"] } in meta.

status ist entwurf, fest oder storniert; Entwürfe haben "nr": null und optional "vorgNr", die beim Festschreiben zu vergebende Nummer. befreiungsgrund der Rechnung ist der Grund der Steuerbefreiung für ihre 0-%-Positionen (leer = Vorgabe des Mandanten). preisEingabe ist netto oder brutto (fehlt = netto, Rechnungen vor 0.16.0); druckSpalten sind die beim Festschreiben eingefrorenen Preisspalten des Blatts (epn, epb, gpn, gpb für Einzel-/Gesamtpreis netto/brutto; fehlt = Einzel- und Gesamtpreis netto). mwst einer Position ist ihr Steuersatz; fehlt er (Rechnungen vor 0.15.0), gilt der Satz der Rechnung. fahrten (seit 1.14.0): datum, art (dienst oder pendel), von, nach, anlass, km, hinZurueck, fz (pkw/rad) bzw. tage. Der Mandant hat anlagegueter (seit 1.13.0): name, datum (Anschaffung), betrag (Anschaffungskosten netto in Cent), art (linear, digital, sammel, gwg), nd (Nutzungsdauer in Jahren), abgang (Datum oder leer) und quelle (Buchung, aus der übernommen). Rechnungen und Angebote können sprache haben (seit 1.12.0: en für Englisch, fehlt = Deutsch), Kunden ebenso als Vorgabe. Eine Rechnung kann typ haben (seit 1.10.0: abschlag oder schluss, fehlt = normale Rechnung); eine Schlussrechnung hat abschlaege (ids der gewählten Abschlagsrechnungen) und nach dem Festschreiben abzuegeFest mit Nummer, Datum und Beträgen der Abzüge. Angebote stehen in angebote (seit 1.9.0) mit demselben Aufbau wie Rechnungen und zusätzlich art: "angebot", status (entwurf, offen, angenommen, abgelehnt), nr als Text (AN-JJJJ-NNN), gueltigBis und rechnung (id der daraus erstellten Rechnung); eine solche Rechnung trägt angebot: { nr, datum }. Der Mandant hat außerdem katalog (seit 1.8.0): Einträge mit id, nr, text, einheit (Code wie bei Positionen), preis (Text wie eingegeben), brutto (true = Bruttopreis) und mwst. mahnungen (seit 1.6.0, fehlt = keine) sind die vermerkten Mahnschreiben: datum, stufe (0 = Zahlungserinnerung, 1 = 1. Mahnung, 2 = 2. Mahnung, 3 = letzte Mahnung), frist, offen (offener Betrag am Tag des Schreibens) und gebuehr in Cent, text und schluss wie eingegeben. zahlungen fehlt, solange nichts bezahlt ist; betrag steht in Cent, art ist bank, bar, skonto oder abzug, bankRef kennzeichnet eine aus dem Kontoauszug übernommene Buchung (gleich der ref in buchungen).

konten (seit 1.1.0): Das erste Konto hat die id k1 und Kennungen ohne Vorsatz; weitere Konten haben als praefix ihre IBAN (bzw. id) mit Doppelpunkt vor den Kennungen ihrer Buchungen. Fehlt die Liste (ältere Sicherungen), legt minifakt das Konto „Girokonto“ an, übernimmt den bisherigen startsaldo des Mandanten und ordnet alle Buchungen ihm zu. Beim Zusammenführen werden Konten an id oder IBAN erkannt. Ein Bargeld-Konto hat "art": "bar" (fehlt = Bankkonto); seine von Hand eingetragenen Buchungen tragen "hand": true.

anlagen und kurse (seit 1.4.0, Privat-Mandant; Wertpapiere seit 1.15.0 mit typ: "wp", isin, wpArt und Einheit Stück): Eine Wertanlage hat eine einheit (g, kg, oz, oz/2, oz/4, oz/10, oz/20 für Stück zu ½ … 1/20 oz, Stück), die id ihrer Kursreihe (kurs, leer = keine) und den faktor – wie viele Einheiten des Kurses eine Einheit der Anlage sind (nur bei Stück genutzt, Gewichte werden umgerechnet). Eine Kursreihe hat die einheit g, oz, kg oder Stück. posten sind Käufe und Verkäufe (art kauf oder verkauf, menge als Zahl, betrag in Cent, beides positiv). Eine Kursreihe hält je Datum den preis in Cent je Einheit. Beim Zusammenführen werden Wertanlagen an der id, Kursreihen an id oder Name und Einheit erkannt; fehlende Käufe, Verkäufe und Kurse kommen dazu.

buchungen (seit 0.17.0) sind die Umsätze der Konten (konto = id des Kontos): betrag in Cent, Gutschriften positiv, Abbuchungen negativ; ref ist die Kennung aus Datum, Betrag und Text, an der minifakt eine Buchung beim erneuten Einlesen wiedererkennt. teile ist die Kontierung (leer = nicht kontiert; bei Gutschriften zu Rechnungen ergibt sie sich aus den Zahlungen), rc kennzeichnet § 13b UStG, belegDatum ein abweichendes Rechnungsdatum für die Vorsteuer, regel die Regel, die kontiert hat, erech (seit 1.5.0) die zugeordnete eingehende E-Rechnung (nr, datum, von, betrag). Eine Kategorie hat einen typ (einnahme, ausgabe, anlage, ust, privat, neutral) und einen posten der Anlage EÜR; skr ist für ein Konto im SKR03/04 vorgesehen und noch ungenutzt. Fehlen die drei Listen (Sicherungen vor 0.17.0), legt minifakt sie beim Laden an.

abschluesse (seit 0.18.0) sind festgeschriebene Voranmeldungen: zeit ist Q1…Q4 oder ein Monat 01…12, werte hält je Kennzahl Bemessungsgrundlage (volle Euro) und Steuer (Cent) beim Festschreiben, aufgehoben den Zeitpunkt einer Aufhebung. In settings stehen dazu kzFrei (Kennzahl je Befreiungsgrund) und kz13b (46 oder 84), beim Privat-Mandanten außerdem steuersatz (seit 1.4.7: persönlicher Steuersatz in Prozent für die Schätzung bei § 23, leer = keine Schätzung) und kapZusammen (seit 1.16.0: true = zusammen veranlagt, doppelter Sparer-Pauschbetrag in der Anlage KAP). katNeu beim Mandanten (seit 1.3.2) merkt sich die ids neu vorgegebener Kategorien, die minifakt schon einmal von selbst ergänzt hat, damit gelöschte nicht wiederkommen.

Verschlüsselte Sicherung

{
  "app": "minifakt", "verschluesselt": true, "format": 1,
  "kdf": "PBKDF2-SHA256", "iter": 600000, "cipher": "AES-256-GCM",
  "salt": "<Base64, 16 Byte>", "iv": "<Base64, 12 Byte>",
  "daten": "<Base64: verschlüsseltes JSON wie oben, mit GCM-Prüfsumme>"
}

Das Format ist offen. Mit dem Passwort lässt sich eine Sicherung auch ohne minifakt entschlüsseln, zum Beispiel in Python mit der Bibliothek cryptography:

import json, base64
from cryptography.hazmat.primitives.kdf.pbkdf2 import PBKDF2HMAC
from cryptography.hazmat.primitives import hashes
from cryptography.hazmat.primitives.ciphers.aead import AESGCM

j = json.load(open("minifakt_…_verschluesselt.json")); b = base64.b64decode
key = PBKDF2HMAC(hashes.SHA256(), 32, b(j["salt"]), j["iter"]).derive(b"passwort")
daten = json.loads(AESGCM(key).decrypt(b(j["iv"]), b(j["daten"]), None))

Entwicklung

• Geändert wird in src/; python3 bauen.py setzt daraus dist/minifakt.html zusammen. Zum Testen diese Datei im Browser öffnen; ein Webserver ist nicht nötig.
• Bei jeder Änderung APP_VERSION in src/minifakt.src.html anheben; die Anzeige neben dem Namen liest sie aus. Die Bauzeit setzt bauen.py selbst ein.
• Neue Felder im Datenmodell immer in blankSettings() bzw. normalize() mit Standardwert versehen, damit ältere Sicherungen weiter laden.
• Das Rechnungsblatt ist in Millimetern gesetzt. Änderungen am Layout am besten mit einer gedruckten PDF gegen eine Vorlage prüfen.
• Lizenz: GNU General Public License, Version 3 oder neuer (GPL-3.0-or-later). Der Quelltext steht unter rbag.eu/quellen zum Herunterladen.

minifakt und diese Dokumentation sind mit Unterstützung eines KI-Assistenten entstanden und vom Autor geprüft.

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